Lors de la mise en place d’un tableau de bord de gestion des ressources humaines, les efforts se concentrent généralement sur sa conception, notamment sur le choix des indicateurs, leurs modalités de calcul, leurs aspects visuels et leur fréquence de production. Cet exercice mobilise des ressources importantes, ce qui représente un frein pour plusieurs organisations. Or, le tableau de bord, comme outil de gestion, doit avoir pour principal objectif l’amélioration du processus de prise de décision et devrait permettre à la fonction ressources humaines d’augmenter son pouvoir d’influence ainsi que son positionnement stratégique.
Cet article présente une synthèse pratique de cet outil de diagnostic adapté au contexte des PME, qui constituent 99,8 % de l’ensemble des entreprises au Canada (Banque de développement du Canada, 2011) et sont, de fait, un acteur majeur du développement économique.
Le tableau de bord RH et la prise de décision en PME
Le tableau de bord RH est « un système d’information élaboré se présentant à l’utilisateur sous la forme d’indicateurs chiffrés pertinents » (Le Louarn, 2008). Au-delà de l’aspect purement informatif, le tableau de bord donne un sens à l’information de gestion disponible et permet de faire parler les chiffres dans le but de voir aux principaux enjeux de l’organisation. Il permet de diagnostiquer les causes de l’absence de performance organisationnelle, de prendre des décisions éclairées et de mesurer de façon objective les résultats des interventions.
Les principales barrières à l’implantation
Bien que cet outil de gestion semble pertinent pour les organisations de toute taille, il connaît un succès relativement faible dans les PME. En voici quelques raisons (Garengo et al., 2005) :
- les PME ont peu de ressources à consacrer à des activités qui ne sont pas directement liées aux opérations;
- le tableau de bord est rarement basé sur un modèle d’affaires;
- la proximité de l’information diminue le besoin perçu de la formaliser sous forme d’indicateurs;
- les PME ont accès à des ressources humaines et informatiques limitées pour le traitement et l’analyse des données;
- le tableau de bord se résume souvent aux indicateurs financiers et opérationnels;
- les PME utilisent inadéquatement des modèles développés pour de grandes entreprises.
En matière de gestion des ressources humaines, le contexte des PME comporte, a priori, des freins importants à l’implantation des tableaux de bord tels que l’absence d’un service RH, un investissement limité dans les programmes de gestion des ressources humaines et un faible niveau de structuration et de formalisation des pratiques (Garand et d’Amboise, 1995).
Conseils pratiques
Malgré les barrières structurelles propres aux PME, il est néanmoins possible de mettre en place une stratégie de mesure en établissant clairement les besoins de l’organisation ainsi que le rendement espéré de l’investissement. La clé du succès consiste à faire une analyse de rentabilisation et à la présenter aux membres de la haute direction. Cette analyse doit démontrer de quelle façon la mise en place d’indicateurs RH permettra à la fonction ressources humaines de contribuer davantage à l’atteinte des objectifs d’affaires de l’organisation.
La prolifération sur le marché d’outils technologiques servant à conserver et structurer l’information propre à la gestion des ressources humaines permet maintenant de diminuer de façon importante le coût de mise en place d’un tableau de bord au sein d’une PME.
L’utilité de la mesure en PME
Comme il a déjà été mentionné, la mise en place d’indicateurs ressources humaines doit avant tout appuyer le processus décisionnel. Le fait de mesurer dans le simple but de tenir des statistiques générales sur la main-d’œuvre n’aura que peu de valeur stratégique pour l’organisation. Les PME sont généralement caractérisées par une certaine proximité entre les preneurs de décisions stratégiques et les opérations quotidiennes. Il est par conséquent primordial que la direction perçoive une réelle utilité de la mesure en gestion des ressources humaines avant d’investir dans sa mise en place.
De façon générale, beaucoup de décisions stratégiques en PME sont prises en fonction du style entrepreneurial du ou des actionnaires. Ceux-ci basent leurs décisions sur des observations et ont recours prioritairement aux résultats financiers et opérationnels comme base de réflexion. Leur perception des résultats attendus à la suite d’une décision aura préséance sur l’utilisation d’outils de diagnostic exhaustifs.
Dans ce contexte, l’utilisation d’indicateurs RH semble pertinente, principalement pour son pouvoir de diagnostic, qui permet de diminuer la subjectivité et les perceptions dans le processus de prise de décision. Que ce soit lors de l’analyse d’une problématique ciblée de gestion des ressources humaines ou dans le cadre de la mise en place de stratégies d’amélioration continue, l’utilisation d’indicateurs permet de mesurer l’ampleur d’une problématique et le niveau actuel de performance de l’organisation. Le forage des indicateurs permet subséquemment de déceler les causes précises de non performance.
Le tableau de bord de gestion des ressources humaines est également un puissant outil de communication. Il permet de transmettre les résultats obtenus par la fonction ressources humaines. Il permet également de mesurer l’impact des résultats RH sur l’atteinte des objectifs d’affaires de l’organisation.
Conseils pratiques
Dans le but de convaincre la direction de l’utilité de mesurer la gestion des ressources humaines, voici quelques éléments à considérer :
- dresser une liste des principaux enjeux d’affaires;
- traduire les enjeux d’affaires en enjeux RH;
- élaborer un lien logique entre les actions RH et les résultats d’affaires;
- proposer des indicateurs qui répondent à des questions concrètes de gestion;
- évaluer la possibilité d’obtenir de l’assistance financière externe sous forme de subvention ou de crédit d’impôt pour l’implantation technologique ou la formation des utilisateurs.
L’implantation d’un tableau de bord
Les PME ont généralement un accès limité aux outils évolués d’intelligence d’affaires. Par conséquent, il devient souvent nécessaire de puiser dans de nombreuses bases de données, souvent contrôlées par plusieurs directions ou services, afin d’obtenir les informations nécessaires au développement d’indicateurs ressources humaines. À titre d’exemple, la mesure des coûts de formation peut nécessiter l’accès à des données provenant du système de paie, du logiciel de comptabilité, du logiciel de formation (LMS) et du logiciel de gestion de temps. La direction des ressources humaines doit obtenir les permissions d’accès à ces différentes bases de données ou encore exiger que les données spécifiques soient exportées régulièrement. La diversité technologique que l’on retrouve généralement en PME complexifie le développement d’un tableau de bord de gestion des ressources humaines.
Dans ce contexte, la direction des ressources humaines doit miser sur les indicateurs qui lui seront indispensables dans son processus de prise de décision et qui auront la plus grande valeur stratégique. Elle doit également effectuer un choix éclairé quant à la méthodologie à privilégier pour donner vie au tableau de bord. Un nombre important d’outils technologiques doit être considéré, y compris l’utilisation des tableurs de type Excel, qui demandent une plus grande intervention humaine, mais qui sont peu dispendieux.
Conseils pratiques
Afin d’implanter un tableau de bord utile et qui respecte la capacité financière et technologique de l’organisation, voici quelques conseils :
- limiter le nombre d’indicateurs;
- miser sur les indicateurs dérivés de la stratégie d’affaires;
- privilégier les données fiables et faciles à collecter;
- sélectionner les indicateurs qui appuieront la prise de décision;
- sélectionner les outils technologiques qui s’adapteront bien à l’environnement technologique existant;
- choisir des indicateurs qui intéresseront la direction;
- adosser un processus d’analyse et de décision au tableau de bord.
En somme, dans un contexte économique qui force les entreprises à maximiser l’utilisation des ressources disponibles, il est primordial que la fonction ressources humaines emboîte le pas et mesure la rentabilité de ses interventions. Le tableau de bord de gestion des ressources humaines a donc une grande utilité et doit faire partie de l’éventail des outils de gestion des organisations de toute taille. Il permettra ultimement à la fonction ressources humaines d’augmenter son pouvoir d’influence et son positionnement stratégique au sein de l’organisation.
Frédérick Blanchette, CRHA, associé, Groupe-conseil Solertia
Guillaume Tahhan, CRHA, M. Sc., consultant RH, Groupe-conseil Solertia
Source : Effectif, volume 18, numéro 2, avril/mai 2015.
Bibliographie
- Banque de développement du Canada, « Les PME en un coup d’œil », 2011, 3 p.
- Garand, D., D'Amboise, G. (1995). « Mieux comprendre les difficultés et besoins des PME, en GRH : une priorité de gestion », Revue Organisation, vol. 5, n°1, p. 33-48.
- Garengo, P., Biazzo, S., Bittitci, U. (2005). Performance measurement systems in SMEs: a review for a research agenda, International Journal of Management Reviews, vol. 7, n°1, p. 25-47.
- Le Louarn, J-Y, Les tableaux de bord ressources humaines, Paris : Liaisons. 2008, 230 p.
