Éviter l’Alzheimer organisationnel (Marque de commerce) pour une meilleure gestion des savoirs de l’entreprise! Éviter l’Alzheimer organisationnel (Marque de commerce) pour une meilleure gestion des savoirs de l’entreprise!

Avec chaque départ d’employés s’envolent les savoirs qu’ils ont acquis au jour le jour, les astuces qu’ils ont développées, tout ce qu’ils ont mis en place pour faciliter l’accomplissement de leurs tâches.

Comment :

• s’assurer de ne pas perdre ce qui n’a pas été documenté?
• éviter d’avoir à tout recommencer à chaque nouvelle embauche?
• diminuer les coûts importants reliés aux nouvelles embauches?

Afin d’éviter la perte potentielle de savoirs et d’expertise de votre entreprise lors du départ de certains employés (suppression de postes, retraite, congé de maternité, etc.) et de demeurer concurrentielle, l’entreprise doit mettre en place diverses pratiques et adopter des outils favorisant la gestion de la relève des employés. Il en va de sa survie!

Qu’est-ce que l’Alzheimer organisationnel^MC?

Il s’agit de la perte de mémoire et d’expertise vécue dans une entreprise qui a mal planifié sa relève. Il est possible de faire un parallèle entre les symptômes de cette maladie chez l’humain et ceux qui sont observés dans les organisations qui omettent de transférer les compétences. Ces symptômes se manifestent, entre autres, par :  

• des pertes de mémoire;
• des problèmes de communication entre les générations;
• de la difficulté à effectuer des tâches;
• de la désorientation dans l’espace et le temps;
• des objets égarés;
• un jugement affaibli;
• des changements d’humeur ou de comportement (culpabilité, anxiété, colère ou impatience);
• des changements de personnalité;
• un manque d’enthousiasme. 

Le diagnostic

Pour s’assurer d’appliquer le traitement adéquat, il faut d’abord s’assurer de poser le bon diagnostic. Votre entreprise souffre-t-elle d’Alzheimer organisationnel^MC ou court-elle le risque de le développer? Pour le découvrir, il est possible d’appuyer votre réflexion sur les réponses à quelques questions clés.  

Ainsi, l’entreprise possède-t-elle :

• des outils de gestion des ressources humaines à jour?
• des outils d’entraînement à la tâche?
• des outils optimaux d’accueil et d’intégration?
• un plan de formation collé à ses besoins?  

Répondre par l’affirmative à ces questions permet de miser sur des pratiques gagnantes ou de renforcer celles qui sont déjà en place. 

Par exemple, un employé nouvellement en poste à qui on n’a pas fourni d’outils de transfert du savoir (pour lui servir de guide) peut éprouver des difficultés à effectuer ses tâches, ce qui provoquera, entre autres, des tensions avec les autres employés. Une période d’adaptation plus grande lui sera aussi nécessaire, entraînant des pertes de temps et d’argent!  

Pensons aussi à l’employé plus âgé qui croit qu’un plus jeune plus scolarisé va lui voler son poste s’il lui donne trop de renseignements. 

Le traitement

Afin de traiter l’Alzheimer organisationnel^MC, il est important de favoriser un transfert optimal des connaissances dans un plan de gestion efficace de la relève. Pour ce faire, il faut s’assurer : 

• d’avoir un plan d’action et des orientations claires répondant aux besoins et aux attentes en matière de ressources humaines;
• d’optimiser les rôles des employés clés;
• de mettre en place des outils stratégiques de gestion des ressources humaines tels que des outils d’entraînement à la tâche (transfert des savoirs);
• d’établir un jumelage générationnel et culturel;
• d’effectuer une gestion prévisionnelle du capital humain (principalement pour les postes clés). 

Une des forces intrinsèques de l’entreprise réside en son sein, c’est son capital humain. En l’utilisant adéquatement, on diminuera les pertes potentielles de mémoire et d’expertise liées à la gestion de la relève. Voici quelques trucs éprouvés :  

• impliquer son équipe;
• s’adapter aux gens et à leurs limites;
• planifier et réviser les outils de gestion des ressources humaines;
• innover, sortir des sentiers battus;
• avoir une nouvelle conception du travail d’équipe;
• adopter le coaching;
• effectuer une réflexion stratégique. 

Miser sur les différences générationnelles : un coup de pouce à ne pas négliger

Plusieurs générations se côtoient au sein des organisations. Il ne faut pas oublier de se servir des différences générationnelles comme d’un agent facilitateur dans la gestion de la relève.  

Pour favoriser la croissance et la continuité de l’entreprise, il est essentiel de comprendre et de gérer les différences générationnelles. Se servir des forces de chaque génération, les comprendre et miser sur chacune d’elles, voilà une étape cruciale à ne pas négliger.  

Bref, afin de sortir gagnant de cette course contre la perte de savoir et d’expertise, misez sur votre capital humain! 

Comportements à privilégier par le gestionnaire

• Prendre le temps d’établir un plan d’action réaliste, répondant aux besoins de l’entreprise, et s’assurer de sa compatibilité avec le plan stratégique de l’entreprise.
• Se mettre en mode proactif.
• Analyser et mettre de l’avant les postes clés (ancienneté, savoirs techniques pointus, manque de main-d’œuvre, unicité du poste).
• Solliciter l’apport des employés pour favoriser la mobilisation en créant, par exemple, un comité de relève.
• Tenir compte des perceptions du changement qu’ont les employés. 

Comportements à privilégier par le professionnel de la gestion des ressources humaines

• Sensibiliser les gestionnaires aux enjeux de la perte de savoir et d’expertise.
• Favoriser la mise en place d’outils de transfert des savoirs uniformes.
• Mettre en place des stratégies de gestion du changement.
• Analyser la possibilité d’effectuer un jumelage ponctuel pour retenir l’expertise et favoriser la polyvalence.
• Expliquer aux gestionnaires la raison d’être du plan de relève et les sensibiliser à ses impacts.
• Rendre les gestionnaires responsables de l’avancement du plan de relève de leur service. 

Au sujet de l’auteure

Anne-Marie Béliveau, CRHA, M. Sc., est conseillère en développement organisationnel chez InterSources, conseillers et psychologues en milieu de travail. On peut la joindre par téléphone [450 622-4433, poste 224] ou par courriel [ambeliveau@conseillersintersources.com].

Suggestions de lecture

• « L’Alzheimer organisationnel™, La mémoire au service de la continuité des entreprises! », Le Détaillant, magazine officiel du CQCD, vol. 7, n° 1 – Printemps 2006, p. 14.
• « Le capital humain dans vos camps… pour déjouer L’Alzheimer organisationnel™, L’EXPRESS, Chronique d’Expert, mars 2004, p. 25.
• Préparer la relève, par Louise St-Cyr et Francine Richer, Les Presses de l’Université de Montréal, 2003.
• Gérer le volet humain du changement, par Céline Bareil, Les Éditions Transcontinental et Les Éditions de la fondation de l’entrepreneurship, 2004.