Le contenu d’une lettre de fin d’emploi : doit-on tout dire? Le contenu d’une lettre de fin d’emploi : doit-on tout dire?

En milieu syndiqué, les conventions collectives prévoient habituellement des clauses spécifiant un délai dans lequel l’employeur est tenu d’informer par écrit la personne, de même que le syndicat, des motifs au soutien de toute mesure disciplinaire ou administrative, notamment du congédiement. Ce type de clause tire sa source dans le droit de la personne visée par une telle mesure de connaître les manquements qui lui sont reprochés en temps opportun et, plus précisément, de lui assurer le droit à une défense pleine et entière.

Le non-respect de ces clauses a été considéré par les arbitres de griefs comme une violation importante des obligations prévues à la convention collective et, par le fait même, est susceptible d’engendrer de graves conséquences. En effet, en cas de contestation par un membre du personnel d’une mesure disciplinaire pour laquelle il n’a pas obtenu les motifs requis par les dispositions pertinentes de la convention collective, l’employeur risque de voir sa décision déclarée nulle ab initio par l’arbitre de griefs, et ce, même en l’absence d’une preuve de préjudice pour la personne visée par la mesure.

En ce sens, le Tribunal d’arbitrage, dans la sentence La Maison du Réconfort et Syndicat des travailleuses de la Maison du Réconfort (CSN)[1], a récemment fait droit à une objection préliminaire syndicale portant sur le défaut pour l’employeur d’avoir fourni un avis écrit suffisant à une employée quant aux motifs de suspension et de congédiement de cette dernière. Dans cette décision, l’une des dispositions de la convention collective prévoyait précisément que dans tous les cas de mesures disciplinaires ou administratives, l’employeur devait remettre à la salariée un avis écrit précisant les faits et les raisons à l’origine de la sanction imposée. Dans cette sentence arbitrale, l’arbitre de griefs a décrit dans les termes suivants la portée d’une telle clause :

« [108] Cette formulation, de l’avis du soussigné, impose à l’Employeur de fournir les faits et raisons à l’origine de la sanction disciplinaire ou administrative. Dans le contexte de cet article, cette formulation a un caractère impératif auquel l’Employeur ne peut se soustraire sans complètement dénaturer la portée des engagements pris par ce dernier lorsqu’il décide de l’imposition de mesures disciplinaires ou administratives. Interpréter autrement ce paragraphe enlèverait toute portée à cet alinéa et irait à l’encontre de la volonté exprimée par les parties. »[2]

Dans cette décision, l’arbitre de griefs a donc conclu que la clause était impérative, et son non-respect a entraîné la nullité ab initio des mesures disciplinaires imposées à l’employée.

En matière de relations individuelles du travail, la situation est cependant tout autre. En effet, ni la Loi sur les normes du travail (ci-après « L. n. t. »), ni le Code civil du Québec (ci-après « C. c. Q. ») n’imposent expressément à l’employeur une obligation de fournir par écrit les motifs au soutien de la fin d’emploi d’un membre du personnel non syndiqué.

Tout au plus, l’article 125 L. n. t. permet-il à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (ci-après « CNESST ») d’exiger de l’employeur qu’il lui fournisse un écrit contenant les motifs de congédiement. Cependant, ce droit appartient à la CNESST, et non à la personne visée par la mesure.

Néanmoins, au cours des dernières années, certaines balises jurisprudentielles ont été fixées, et ce, tant par les tribunaux civils qu’administratifs, quant aux motifs devant être fournis aux employés au moment de leur fin d’emploi ainsi qu’aux conséquences de l’absence de motifs ou encore de l’apport de motifs vagues et généraux.

Tout d’abord, en matière civile, les tribunaux ont clairement établi que, outre dans des circonstances exceptionnelles, les motifs n’ayant pas initialement été inscrits dans la lettre de fin d’emploi d’une personne congédiée ne sauraient être invoqués, a posteriori, au moment de l’audience, comme constituant une cause de congédiement.

Ce principe a notamment été réitéré par la Cour du Québec dans la décision Boissonneault c. Pétroles Bois-Francs (2000) inc.[3], où la Cour était saisie d’une réclamation pour salaire impayé en raison de la rupture d’un contrat de travail avant échéance. Dans cette affaire, l’employeur désirait mettre en preuve un motif de congédiement n’ayant pas été invoqué dans la lettre de fin d’emploi de l’employé, ce que la Cour, prenant notamment appui sur l’article 2094 C. c. Q., a d’entrée de jeu refusé, et ce, pour les motifs suivants :

« [87] La défenderesse a formulé trois motifs pour congédier le demandeur dans sa lettre du 4 septembre 2002. Son procureur prétend qu’elle peut mettre en preuve d’autres motifs, lors du procès, et qu’elle n’est pas tenue aux motifs invoqués dans la lettre de congédiement. […]

[88] Avec respect, le Tribunal ne peut suivre la défenderesse dans cette voie eu égard au texte de l’article 2094 C.c.Q. Il s’agit d’une question de justice, l’employé ayant droit de connaître les motifs sérieux de congédiement qu’on lui reproche. Il serait étonnant qu’un employeur puisse garder secret un motif de congédiement. Ceci violerait le principe de l’équité procédurale qui est implicite dans le libellé de l’article 2094 C.c.Q. »[4]

En juillet 2005, la Cour d’appel a maintenu cette décision et a conclu, quant à l’argument de l’appelante selon lequel elle n’avait pu faire la preuve du principal motif de congédiement, à savoir la fraude, puisque « dès le début du procès, le juge, informé de ce motif, lui aurait refusé d’invoquer d’autres raisons que celles indiquées dans la lettre de congédiement »[5], que le jugement de la Cour du Québec n’était entaché d’aucune erreur susceptible de donner ouverture à révision.

Ensuite, en ce qui a trait aux tribunaux administratifs, ces derniers tendaient plutôt, jusqu’à tout récemment, à permettre aux employeurs de mettre en preuve tout motif de congédiement, même ceux non énoncés à la lettre de fin d’emploi d’une salariée ou d’un salarié, tout en leur accordant cependant une force probante moindre[6].

Or, en juin 2015, dans le cadre d’une audience devant la Commission des relations du travail[7], le juge administratif saisi d’une plainte pour pratique interdite en vertu de l’article 122 L. n. t. a expressément refusé d’entendre l’un des motifs de fin d’emploi de l’employeur, non énoncé à la plaignante au moment de sa fin d’emploi, au motif que cette preuve était non pertinente[8]. Dans cette affaire, l’employeur alléguait que la salariée avait démissionné et, subsidiairement, qu’il disposait d’une cause de congédiement valable. Le relevé d’emploi qui avait été transmis à la plaignante à l’époque pertinente indiquait comme motif de terminaison d’emploi un « départ volontaire ».

Cette décision a été maintenue en révision administrative[9], où l’employeur a allégué que la décision initiale était entachée d’un vice de fond, puisque le juge avait refusé d’entendre un argument et, conséquemment, porté accroc à un principe de justice naturelle et d’équité procédurale, à savoir le droit fondamental d’être entendu. Le Tribunal administratif du travail a toutefois rejeté cet argument et a conclu que :

« [26] Dans l’état actuel du droit, le refus d’entendre une preuve ne constitue pas toujours un accroc au droit d’être entendu et cela l’est encore moins lorsqu’il s’agit de rejeter une preuve non pertinente, puisque c’est bien de cela qu’il s’agit ici. […]

[29] L’employeur doit assumer le fait qu’il a choisi de faire reposer son principal moyen de contestation sur la thèse de la démission, et qu’en raison de ce fait, il devenait totalement inutile de savoir s’il avait une “autre cause juste et suffisante” pour congédier la salariée, puisque la réponse à cette question ne pouvait dès lors qu’être hypothétique, donc non pertinente. »[10]

En somme, le manque de précisions dans les motifs de fin d’emploi fournis à un membre du personnel congédié est susceptible d’entraîner d’importantes conséquences pour un employeur, et ce, tant en milieu syndiqué que non syndiqué. Il est donc préférable pour l’employeur d’être proactif dès la terminaison d’emploi d’un membre de son personnel et de décrire de manière exhaustive dans une lettre de congédiement l’ensemble des circonstances donnant lieu à celle-ci.