C’est le temps des évaluations du rendement dans votre entreprise. Dans votre organisation, l’augmentation qui sera octroyée à chaque employé est liée à son rendement. Benoît, qui est conseiller en ventes, est fin prêt et a déjà effectué son autoévaluation comme le conseille la politique de l’entreprise. Au moment de leur rencontre, le directeur de Benoît passe rapidement en revue tous les points de l’évaluation et ne tient pas compte de son autoévaluation. Benoît a donc l’impression que tout était joué d’avance et qu’il a perdu du temps en se livrant à l’exercice d’autoévaluation et que son augmentation de salaire en sera touchée. Il décide alors d’aller vous rencontrer pour vous expliquer la situation. Que lui dites-vous en tant que responsable des ressources humaines de votre organisation?
Mieux se préparer à l'évaluation...
par Sylvie Lepage, BAA, CRHA, Innovation RH inc.
Tout d’abord, je l’écoute attentivement. Puis, je lui demande pourquoi il n’a pas eu l’occasion de donner ses commentaires. Y avait-il un écart marqué entre son autoévaluation et celle de son patron?
Si c’est le cas, je lui propose de réviser son autoévaluation afin d’y inclure des exemples concrets (faits) pour chacun des critères évalués. Je l’invite à solliciter une deuxième rencontre avec son directeur pour lui communiquer sa perception et je conserve une copie de son autoévaluation que je pourrai consulter. En terminant, je lui demande de me tenir au courant des résultats de sa deuxième rencontre et je me tiens à sa disposition et à celle de son directeur au besoin.
D’autre part, le directeur avait peut-être des motifs particuliers pour procéder de cette manière. Il est parfois difficile à un gestionnaire de donner une rétroaction lorsqu’il y a un écart très important entre les résultats de l’autoévaluation et l’évaluation proprement dite. Une évaluation de performance doit aussi tenir compte des objectifs fixés en début d’année. Se pourrait-il que notre employé Benoît n’ait pas atteint totalement les objectifs fixés ? S’agit-il simplement d’une mauvaise communication ? Donner de la rétroaction à un employé n’est pas une tâche facile, surtout si des améliorations s’avèrent nécessaires.
En parallèle, il faut se poser les questions suivantes : Est-ce que le processus d’évaluation est bien défini dans l’organisation ? Est-ce qu’il a été bien communiqué et compris par le gestionnaire ? A-t-on informé les employés des étapes du processus ainsi que de leur responsabilité à l’égard de celui-ci ? Est-ce que le gestionnaire a été formé pour procéder à l’évaluation du rendement avec ses employés ? Est-il habile à communiquer l’information à ses employés ? Toutes ses questions pourront nous aider à mieux comprendre la situation et à guider notre intervention.
Pour le futur, je suggère au directeur de consulter l’autoévaluation de l’employé avant de rédiger l’évaluation de performance. Il pourra ainsi mieux se préparer à la rencontre et je pourrai mieux le soutenir dans sa démarche.
Il faut se souvenir que la rencontre d’évaluation représente un moment d’échange important entre l’employé et son patron, elle vise l’amélioration des compétences de l’employé et de son développement. La communication doit donc être claire et honnête dans les deux sens.
À titre de responsable des ressources humaines, je tenterai de responsabiliser le gestionnaire et l’employé dans la gestion de ce cas. Mon rôle principal est de les former, de les accompagner et de les outiller dans ce processus.
Assumer sa part de responsabilité
par Line Charette, CRHA, consultante, Line Charette service conseil en développement des ressources humaines
Lorsque l’employé vient nous rencontrer au service des ressources humaines, il est d’abord primordial de lui laisser présenter son point de vue. Par diverses questions, il faut l’aider à bien identifier ses préoccupations.
Dans ce cas-ci, Benoît a deux soucis majeurs : il a l’impression d’avoir perdu son temps en préparant son autoévaluation et il pense que son augmentation salariale sera affectée.
Il faut vérifier avec Benoît s’il a assumé sa part de responsabilité dans le processus d’évaluation du rendement. Est-ce qu’il a mentionné à son directeur qu’il avait préparé son autoévaluation ? Est-ce qu’il lui a demandé pourquoi la politique suggère de compléter une autoévaluation si le directeur ne s’y intéresse pas ? Est-ce que Benoît et son directeur ont des opinions différentes sur plusieurs points ? L’employé a aussi des responsabilités dans le processus d’évaluation, bien que celui-ci soit la responsabilité ultime du directeur.
Il nous faut donc suggérer à Benoît de prendre rendez-vous avec son directeur dans le but d’exprimer son opinion et de clarifier la situation. Cette discussion pourrait amener le directeur à considérer certains détails qui lui ont peut-être échappé. Il faut aider Benoît à se préparer à cette rencontre avec des exemples concrets et des faits, non pas juste des impressions. Si Benoît ne se sent vraiment pas à l’aise à l’idée de cette rencontre, le responsable des ressources humaines peut alors suggérer une rencontre à trois. Le rôle du représentant des ressources humaines serait donc de rétablir le contact entre les deux parties et de faciliter la discussion. Au cours de cette discussion, il faudra établir un plan d’action pour s’attaquer aux divergences les plus significatives et s’assurer que les deux parties ont une image claire des attentes. Quant à l’impact sur l’augmentation salariale, il est certain que le directeur a le dernier mot sur l’évaluation et par le fait même sur l’augmentation. Pour Benoît, savoir qu’il a été respecté et entendu lui permettra sûrement de mieux accepter la situation.
Il faudra par la suite que le responsable des ressources humaines soutienne aussi le directeur pour qu’il puisse à l’avenir obtenir de meilleurs résultats lors du processus d’évaluation du rendement.
Le rôle du service des ressources humaines dans le processus d’évaluation du rendement est de concevoir l’outil le mieux adapté à la culture de l’entreprise et d’assurer la formation et le coaching des gestionnaires afin de maximiser l’évaluation du rendement comme outil d’amélioration de la performance.
Source : Effectif, volume 8, numéro 3, juin/juillet/août 2005
