Se structurer pour mieux recruter Se structurer pour mieux recruter

Tous sont conscients qu'actuellement le marché de l'emploi est favorable au chercheur d'emploi et, de ce fait, il est important de se doter d'un processus de dotation structuré afin d'arriver à la meilleure adéquation personne/poste possible. Pour certains dirigeants de PME, la dotation du personnel n'est utile qu'une fois qu'un employé a quitté l'organisation, et ce, peu importe la raison. Pourtant, il s'agit à notre sens d'une des activités primordiales de la fonction ressources humaines. Doter l'entreprise de ses meilleurs éléments est en soi un défi de taille, surtout avec la tendance actuelle du marché de l'emploi.

Ainsi chaque fonction ressources humaines au sein d'une organisation, quelle que soit sa taille, doit se structurer en matière de dotation. Il est important de se rappeler une prémisse de base à cet égard : les diverses unités administratives d'une organisation doivent obtenir le personnel le plus compétent possible pour occuper les fonctions qui sont leurs.

Le processus de dotation suivant est un modèle modulaire qui peut être adapté selon la taille de l'organisation ou selon les fonctions à pourvoir. Chacune des étapes se veut un pas de plus vers la réussite de l'embauche.

La préparation du processus de dotation
Planification des besoins de main-d'œuvre
Afin de réaliser cette étape, il est nécessaire de considérer le portrait global de l'organisation et de bien connaître les éléments qui ont un effet direct sur les mouvements de main-d'œuvre. Le fait d'analyser ces divers éléments permet d'identifier les besoins de personnel et les postes à pourvoir pour l'année à venir ou, selon le cas, les années futures. Un plan global peut donc être dressé dans le but de :

• connaître les objectifs de carrière, besoins de formation et compétences des employés;
• connaître les employés qui approchent de la retraite;
• élaborer un plan de relève;
• connaître la disponibilité de main-d'œuvre sur le marché du travail.

Analyse du poste à pourvoir
Une description de fonction doit être effectuée pour chaque poste à pourvoir. Cette description permet de déterminer les tâches que le titulaire du poste aura à accomplir. Elle peut également servir à l'affichage interne ou externe du poste. Il est important d'établir les exigences de formation, techniques et comportementales requises ainsi que les responsabilités que l'employé aura à assumer.

Définition des critères de sélection

• Exigences minimales
  Il s'agit à ce stade-ci du processus de définir les exigences minimales : toute candidature qui ne satisfait pas à ces exigences sera automatiquement rejetée. Il est extrêmement important de ne pas établir des exigences indûment sévères, pour qu'il n'y ait pas d'effet discriminatoire sur les candidats qui postulent l'emploi.
• Exigences de formation
  La rigueur est de mise dans l'élaboration des exigences de formation car : 1) les exigences de scolarité posées lors de la création d'un poste l'ont été de façon réfléchie; elles sont considérées justes et raisonnables compte tenu des responsabilités du poste; 2) l'évolution rapide des tâches professionnelles demande une formation initiale d'un certain niveau.
• Exigence d'expérience
  Chaque poste affiché demande un nombre d'années d'expérience précis. Il faut d'abord comprendre que le mot expérience signifie expérience pertinente. Autrement dit, sans avoir exercé la fonction comme telle, la personne admissible aura occupé des emplois lui ayant permis d'accomplir les principales tâches du poste convoité ou encore des emplois voisins de celui-ci.

Le recrutement
Le recrutement est essentiellement une activité qui vise à pourvoir des postes offerts et vacants. Plus concrètement, il s'agit d'un ensemble d'actions utilisées par l'organisation pour attirer des candidats qui possèdent la qualification nécessaire pour occuper ce poste immédiatement ou dans l'avenir.

Affichage interne
Si l'organisation est syndiquée, il se peut que les principes d'affichage des postes soient stipulés dans la convention collective en place. Dans le cas contraire, il est souhaitable, afin de favoriser la promotion interne, que les fonctions soient affichées à l'interne et/ou simultanément à l'extérieur.

Affichage externe
Dans ce cas, il suffit de déterminer les endroits stratégiques où afficher l'offre d'emploi, dans le but de cibler le plus de candidats possible. Certains sites Internet facilitent l'affichage des postes et la réception des curriculum vitæ. Les journaux et les médias sont aussi deux sources d'affichage qui donnent une bonne visibilité. Les sites Internet des différentes corporations professionnelles permettent de cibler les bonnes personnes, puisque seuls les membres de ces associations ont accès au site.

Le recrutement Internet est un bon complément aux méthodes traditionnelles, mais il ne pourra jamais totalement les remplacer. Il permet plutôt d'accroître la visibilité de l'entreprise et d'offrir plus facilement de l'information aux candidats potentiels.

La sélection
On peut définir la sélection comme un processus qui consiste à choisir parmi des candidats celui qui satisfait le mieux aux exigences du poste à pourvoir et aux besoins des deux partenaires (employeur et candidat), compte tenu des conditions de l'environnement.

Présélection
Les critères de présélection sont les qualités que doit obligatoirement posséder un candidat pour que sa demande soit examinée plus à fond.

Entrevue
L'entrevue de sélection est un outil qui permet à l'employeur d'évaluer le potentiel des candidats retenus. Il existe divers types d'entrevues dont le choix dépend des motifs et objectifs visés par l'entrevue. Il est donc important d'établir ce qu'on cherche à connaître sur les candidats avant de faire un choix.

• Entrevue structurée
• Entrevue de groupe
• Entrevue téléphonique
• Entrevue de nature comportementale
• Entrevue de mise en situation

Évaluation psychométrique
Utilisé comme complément d'information à l'entrevue, le test psychométrique confère l'avantage unique d'obtenir une information ordinairement non divulguée au cours de l'entrevue traditionnelle.
Le test psychométrique permet :

• d'utiliser des critères objectifs pour une meilleure prévisibilité de rendement au travail;
• de discerner les forces du candidat et ses besoins en perfectionnement;
• d'exclure la partialité grâce à une notation objective;
• d'assigner un poste propice au bon rendement du candidat;
• de connaître le comportement probable de la personne en situation de travail.

Expertise médicale pré-emploi
Selon la nature du travail à accomplir, tout employeur peut exiger des examens médicaux. L'utilisation des examens médicaux représente cependant un champ d'activité particulièrement sensible en ce qui concerne le respect des droits de la personne. À cet égard, la Commission des droits de la personne du Québec explique que, d'une manière générale, les examens médicaux peuvent être légitimes lorsqu'ils servent à déterminer si une personne est apte à accomplir les tâches essentielles d'un emploi.

Prise de références
Dans un contexte rigoureux, la prise de références permet de prendre une décision plus éclairée. Les références ne doivent jamais être le seul élément considéré, au même titre qu'une entrevue ne suffit pas à la prise de décision. Intégrée au processus de recrutement, la prise de références en constitue une étape essentielle.

En matière de dotation, il n'y a pas de bonnes ou de mauvaises recettes. L'important pour un intervenant en ressources humaines est qu'il se sente bien dans le processus propre à son organisation ou, dans le cas contraire, celui qu'il désire mettre en place.

Par contre, la vigilance est de mise, chaque processus de dotation pour une fonction se doit d'être vu comme un défi. De ce fait, il sera beaucoup plus facile d'échapper à une certaine routine dans le recrutement et d'éviter que le super candidat devienne un bien piètre employé, obligeant ainsi le recruteur à recommencer le processus.

Un jour, quelqu'un a dit : « On embauche une personne pour ses aptitudes et on la congédie pour son attitude… » Un processus de dotation bien défini permettra de prévenir la réalisation de cet adage.

Donald Michaud, CRHA est directeur des ressources humaines chez Duchesne et Fils ltée .

Source : Effectif, volume 7, numéro 3, juin / juillet / août 2004