Une bonne planification est essentielle à une prise de décision efficace. Pour connaître le succès, les organisations doivent élaborer des plans à long terme (plans stratégiques) et des plans à court terme (plans tactiques). En outre, elles doivent structurer et affecter leurs ressources de façon à permettre l'atteinte des objectifs de l'organisation avec efficacité et efficience.
Les professionnels de la gestion des ressources humaines doivent aborder la planification stratégique et le développement de l'entreprise de la même façon que les services du marketing, des finances, de la technologie et de l'exploitation. Toutes les organisations ont un plan de marketing qui guide leur stratégie en matière de produits et de services et toutes les organisations devraient aussi avoir un plan des ressources humaines qui établit la stratégie relative au personnel.
L'importance du plan des ressources humainesLe plan des ressources humaines d'une organisation devrait être lié directement au plan stratégique global de l'entreprise. Il sert à déterminer ce que seront les besoins futurs et s'il existera des ressources humaines qui permettront de combler ces besoins.
Les décisions stratégiques requièrent un engagement à long terme. Une erreur stratégique peut se traduire par des compétences inadéquates qui risquent d'affecter le service à la clientèle et la rentabilité de l'entreprise. Par ailleurs, un plan bien conçu contribuera à aider la société à atteindre ses buts et à protéger ses ressources.
Composantes d'un plan des ressources humainesUn plan des ressources humaines comporte les mêmes composantes qu'un plan stratégique global. La première étape consiste à procéder à une analyse approfondie du contexte actuel. Cette analyse produira des données pertinentes pour le service des ressources humaines sous la forme d'informations, de communications, de sondages et de systèmes d'évaluation. Elle fera ressortir les facteurs qui ont, ou auront, une incidence sur le service. Les professionnels de la gestion des ressources humaines doivent surveiller ces tendances et déterminer leur effet futur sur le milieu de travail.
L'analyse du contexte actuel devrait tenir compte de plusieurs facteurs, y compris l'influence du gouvernement, la conjoncture économique, la concurrence et les données démographiques concernant la main-d'œuvre. Lorsque l'analyse est terminée, la planification des ressources humaines peut commencer. Cette planification comporte les quatre phases suivantes:
1. Formulation
Il est important que la culture en matière de ressources humaines concorde avec celle de l'ensemble de l'organisation. L'énoncé de vision doit présenter l'image globale directrice du service. C'est l'expression ultime de la réussite pour le service des ressources humaines. L'énoncé de mission expose de façon précise les activités que le service des ressources humaines entend entreprendre pour concrétiser cette vision. Une vision et une mission bien définies permettront à l'équipe des ressources humaines d'orienter adéquatement son intervention et seront sa source de motivation.
La dernière composante est la définition des valeurs du service. Les valeurs sont le pouls d'une organisation. Elles montrent ce qui est important et dictent souvent le comportement des employés. Les valeurs du service des ressources humaines doivent concorder avec celles de l'organisation. Lorsque la vision, la mission et les valeurs du service sont établies, il faut déterminer comment et quand communiquer l'information sur ces composantes à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation.
2. Élaboration
Il importe de bien comprendre la situation présente avant d'élaborer un plan en prévision de l'avenir. Pour brosser un portrait clair de la situation actuelle du service, on peut recourir à une méthode simple et efficace, c'est-à-dire à une analyse des forces, faiblesses, possibilités et contraintes, qui fournira une réponse aux quatre questions fondamentales suivantes:
- Quelles sont les forces internes de votre service?
- Quelles sont les faiblesses internes de votre service?
- Quelles possibilités externes permettraient de faire progresser le service?
- Quelles contraintes externes pourraient nuire au service?
L'analyse portera notamment sur les capacités du personnel, les programmes d'avantages sociaux, les services aux employés, le système d'information sur les ressources humaines, les installations et la réputation des ressources humaines au sein de l'organisation. Il est important de se rappeler que cette analyse ne vise pas seulement à relever les forces dont il faut tirer avantage; elle doit également signaler les faiblesses.
C'est à cette étape que sont établies les stratégies à long terme, c'est-à-dire les résultats précis qu'une organisation s'efforce d'obtenir pour concrétiser sa mission fondamentale. Les stratégies à long terme couvrent un horizon temporel de trois à cinq ans.
Lors de l'élaboration des stratégies, il faut prendre en compte les valeurs d'une organisation. Par exemple, les sociétés conservatrices devraient réfléchir sérieusement avant de mettre en œuvre des programmes «à la mode», à moins naturellement que leur stratégie consiste précisément à transformer la culture de l'entreprise.
3. Mise en œuvre
La réalisation des stratégies à long terme suppose l'établissement d'objectifs à court terme. Ces objectifs correspondent aux étapes à franchir dans une période de six mois à un an. Ils assurent un engagement continu et permettent une évaluation fréquente de la stratégie à long terme. Chaque objectif à court terme nécessite un plan d'action et un plan d'affectation des ressources (financières, humaines, matérielles, technologiques, etc.).
L'une des démarches cruciales de cette phase consiste à motiver les employés. L'établissement d'un lien entre les objectifs à court terme et la stratégie à long terme favorise l'engagement des employés et leur productivité.
4. Évaluation
Pour que le plan soit un succès, il est essentiel de procéder à une révision fréquente de la stratégie du service des ressources humaines. Une supervision constante permet de résoudre rapidement les problèmes que l'on n'avait pas prévus.
Il importe de suivre de près les données relatives au projet. Il ne faut pas oublier que les données recueillies dans le cadre d'un projet à court terme ne reflètent pas nécessairement avec exactitude les tendances et la performance. L'information rassemblée au fil du temps permet de procéder à une évaluation de la performance du service par rapport aux buts et aux objectifs figurant dans le plan.
Le plan des ressources humaines doit présenter les résultats au moyen de données mesurables. Il est essentiel, pour la répartition future des ressources et pour que le projet ait un effet positif, de mesurer le rendement de l'investissement. Le temps et le budget sont deux des mesures les plus couramment utilisées.
L'évaluation de la stratégie amènera à décider s'il faut rectifier le tir ou attendre d'obtenir les résultats souhaités. Le changement fait inévitablement partie du processus et l'adoption de mesures correctrices est nécessaire pour permettre au service des ressources humaines de réaliser sa vision.
En résumé…La planification stratégique comporte plusieurs étapes. Une planification efficace est un processus continu qui exige de la créativité et l'appui de la haute direction. L'utilisation du plan des ressources humaines pour l'analyse et la détermination des besoins en matière de capital humain permet à l'organisation d'atteindre ses buts et objectifs.
Sharlyn Lauby, SPHR est présidente chez ITM Group Inc. de Fort Lauderdale en Floride.
Traduit par Danièle Veillette. Reproduit avec l'Autorisation de la Society for Human Resources Management (SHRM). Septembre 2003.
Source : Effectif, volume 7, numéro 1, janvier / février / mars 2004
