Entité de la société canadienne Bombardier Inc., Bombardier Aéronautique, qui existe depuis 12 ans, est répartie sur quatre sites, soit Canadair à Montréal, de Havilland à Toronto, Learjet à Wichita, au Kansas, et Shorts à Belfast, en Irlande du Nord. Bombardier Aéronautique conçoit, fabrique et commercialise des produits et des services aéronautiques, dont elle assure aussi le soutien. Les avions de transport régional et les avions d'affaires à réaction représentent environ 75 % de son chiffre d'affaires, alors que les avions amphibies, les composants de cellule et les nacelles représentent la portion restante. Son effectif au 31 décembre 1998 était de plus de 32 000 employés.
Le besoin et la démarche
Le 30 avril dernier, Bombardier Aéronautique implantait Administer Work Force, une base de données intégrée de PeopleSoft pour les ressources humaines, sur ses quatre sites simultanément.
L'absence d'un processus commun de gestion des ressources humaines ainsi que des problèmes de délais liés à l'obtention de renseignements sur les effectifs de la compagnie, qu'ils soient dans l'un ou l'autre des sites, ont rendu nécessaire l'implantation d'un tel système. Les clients de l'entreprise et les gestionnaires des entités fonctionnelles faisaient également pression en vue de l'obtention rapide de données pour améliorer la qualité de leurs décisions, entre autres.
Lynne Gervais, directrice de systèmes informatiques - ressources humaines chez Bombardier Aéronautique, et son équipe de projet ont été mandatés une solution pour remédier à ces difficultés. Pour ce faire, on a approché cinq fournisseurs de logiciels afin de tester une quinzaine de scénarios d'affaires, soit des transactions typiques auxquelles les ressources humaines de la compagnie font face dans une année, un mois, une semaine. C'est PeopleSoft qui, à l'aide de grilles d'évaluation très précises, dans sa version 6 de l'époque, a satisfait à 85 % des exigences fonctionnelles fixées au préalable. À noter qu'aujourd'hui, c'est la version 7,5 qui est implantée et celle-ci répond à 93 % de ces mêmes conditions.
Après avoir retenu l'option PeopleSoft et obtenu l'aval de la haute direction, «leadé» par le Vice-président exécutif des Ressouces Humaines de Bombardier Aéronautique, Jean-Louis Poirier et ses collègues Vice-président Ressources Humaines l'équipe a élaboré le projet nommé fort à propos Picasso - Process, Integration, Change through the Alliance of Sites and Software in the Organization.
La finalité de Picasso consiste à instaurer une stratégie de gestion mondiale des ressources humaines de Bombardier Aéronautique par l'application, à l'échelle internationale, d'un logiciel qui permet d'exploiter des processus communs. Ainsi, il rend possible l'uniformisation et l'amélioration de tous les processus de gestion des ressources humaines et activités par une méthode axée sur le client : remplacer les applications existantes utilisées par les ressources humaines par un logiciel à l'échelle internationale qui permette d'exploiter les processus communs.
Les trois phases de Picasso: le remplacement des systèmes actuels (paie, embauche, avantages sociaux, base de données du personnel, régime de retraite); la création d'outils stratégiques pour les ressources humaines (développement organisationnel, formation, recrutement, plan de relève, programme de gestion de la performance); la distribution de l'information au personnel et à la direction (intranet, services partagés).
La démarche«L'implantation de Picasso est spéciale à divers niveaux, dit Lynne Gervais, chargée du projet. D'abord parce que la responsabilité d'implanter le logiciel de PeopleSoft a été prise en charge par les ressources humaines, contrainte de budget alloué au projet oblige, que cette implantation s'effectue au sein de quatre cultures très distinctes et que l'autorité du projet est à Montréal. Imaginez, quand nous sommes arrivés chez Learjet. L'expression «Better and bigger in the United States of America» a perdu beaucoup de sa signification.»
Le projet a également été géré à distance. Ce qui au départ représentait un défi pour l'équipe s'est rapidement transformé en recette gagnante. Dans chacun des sites, un ou deux employés des ressources humaines et analystes-programmeurs ont été formés dans les bureaux internationaux de PeopleSoft puis, une fois par trimestre, ces personnes se réunissaient à Montréal pour réviser le plan du projet. «Nous étions très forts en communication à distance», précise Lynne Gervais.
Les impactsL'implantation de ce système intégré de gestion de ressources humaines va changer de plusieurs façons la gestion des ressources humaines. Voici quelques exemples :
- les informations, tel un changement de salaire ou une embauche, seront partagées en temps réel dans les quatre sites de Bombardier Aéronautique, plutôt que d'attendre après nombre de jours;
- au lieu de devoir entrer dans quatre systèmes de données différents (paie, ressources humaines, formation et sécurité) fournissant les renseignements relatifs aux employés, l'entrée dans un seul système diminuera de beaucoup le temps d'entrée de données;
- l'impact de ce système intégré pourra avoir un effet domino sur le chiffre d'affaires. Par exemple, l'obtention rapide d'un plan de développement de carrière pour un employé, et le fait que celui-ci soit rentable x nombre de jours ou de mois plus tôt, peut représenter des bénéfices financiers réels.
Les hauts dirigeants de l'entreprise et les dirigeants des ressources humaines ont naturellement émis des commentaires à la suite de l'implantation des premiers modules de PeopleSoft.
«Les premiers n'avaient que du positif à dire, témoigne Lynne Gervais. Ils ont tellement souffert dans le passé de ne pas avoir un service rapide. Les seconds ne peuvent pas être contre la vertu. Ils croient au système, mais ce sont eux qui doivent faire face à la musique. Pris dans leurs tâches quotidiennes, il est très difficile pour eux de faire l'acheminement de la gestion du changement.»
Du côté des employés, les réactions furent plutôt mitigées. Même si le matériel conçu pour la formation a été considéré comme extraordinaire. «Les employés ont eu les réactions typiques que l'on retrouve dans les manuels qui traitent de la gestion du changement, explique Mme Gervais. Certains ont démontré beaucoup d'enthousiasme tandis que d'autres sont devenus très anxieux. Il y en a même, pour toutes sortes d'excuses, qui ont mis le nouveau système de côté pour continuer avec l'ancien système. Contrairement aux employés de longue date, qui avaient tellement souffert de la paperasse, c'est parmi les plus jeunes que s'est manifesté le refus. J'en suis encore surprise et ne peux toujours pas me l'expliquer !»
À la suite de l'implantation de PeopleSoft, deux enjeux sont à anticiper, de l'avis de Lynne Gervais. D'abord, un premier d'ordre technique ou de réseau. Actuellement, le temps de réponse à une demande au système intégré n'est pas aussi rapide, comme le souhaitait au départ l'équipe du projet. D'ici l'amélioration prévue en juin, ce temps de réponse se comptera donc en nanosecondes.
Le second se situe au niveau de la rapidité avec laquelle Bombardier Aéronautique assimilera ce grand changement. «Pour une entreprise de cette envergure, souligne Mme Gervais, une telle implantation en vingt mois, c'est rapide. Nous craignons l'épuisement de nos ressources. Autant celles qui ouvrent sur le projet que celles qui bénéficieront de ses retombées.»
Aussi, les incidences de l'implantation de PeopleSoft ne sont pas à exclure. D'un site à l'autre, elles varieront. Par exemple, le logiciel allégera les tâches manuelles des gestionnaires en ressources humaines. Moins submergés par des formulaires et documents, ils seront à même de gérer stratégiquement leurs effectifs.
Également, PeopleSoft va garantir le futur de Bombardier Aéronautique en ce qui a trait aux relations entre les Ressources humaines et les clients, puis entre l'entreprise elle-même et les clients-acheteurs. «Dorénavant, on sera à la fine pointe de la technologie pour répondre à leurs exigences et cela dans un délai très court», conclut Lynne Gervais.
| De la nécessité de communiquer |
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«En cours de projet, nous pensions avoir bien communiqué, souligne Lynne Gervais. Cependant, en rétrospective, même si nous avons communiqué nous aurions pu communiquer d'avantage. Non pas que nous aillons omis de communiquer assez vite et aux bonnes personnes, mais nous n'avons pas formellement communiqué avec la masse des utilisateurs assez tôt dans le projet. On se disait : «Ils ne veulent pas nous entendre; nous n'avons encore rien à leur montrer parce que l'application n'est pas montée; nous n'avons pas encore fait de tests.» Ainsi, quand le moment fut venu de présenter le projet aux quelque 300 futurs utilisateurs, il y eut de la résistance de leur part. Bien qu'ils aient cru aux bienfaits du logiciel, c'est son arrivée systématique qui les a heurtés. «On nous a dit : "Attendez une minute. Ça fait longtemps qu'on vous entend parler de ce que fera Picasso, mais là on veut avoir du temps pour s'adapter", se rappelle Lynne Gervais. Notre intention pour les prochaines implantations est de les faire participer beaucoup plus tôt au processus et communiquer avec eux et de ne jamais cesser de communiquer. Cela même si ce n'est pas tout beau, tout parfait et que ce n'est pas ce qu'ils vont avoir sur leur bureau au jour J.» |
| Qu'est-ce que PeopleSoft ? |
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Fondée en 1987, la société PeopleSoft, qui a son siège social en Californie, est le fournisseur mondial de solutions logicielles en finances, en gestion de matières, en distribution, en fabrication et en ressources humaines dédiées aux entreprises. Pour les ressources humaines, PeopleSoft permet:
Sa clientèle? Elle se compose à 26 % des entreprises de Fortune 500 comme, par exemple, Boeing Aerospace Operations, Bell Helicoptère, Textron Inc. |
Marie-Claude Petit
Source : Effectif, volume 2, numéro 3, juin / juillet / août 1999
