Les renseignements personnels obtenus dans le cadre de la gestion d'une plainte pour harcèlement au travail doivent être protégés. Pour assurer leur confidentialité, quoique cette règle ne soit pas absolue, il est essentiel que toutes les personnes impliquées dans le processus de traitement d'une plainte pour harcèlement au travail (les parties directement impliquées, les accompagnateurs, les témoins, les personnes-ressources, le ou les enquêteurs) soient sensibilisées à l'encadrement législatif ou autre applicable à cette règle et à ses limites et que certaines précautions de base soient prises.
Ce qui se dit, ce qui est colligé et ce qui se fait lors d'une plainte pour harcèlement au travail et de son traitement doit être confidentiel bien que la divulgation de renseignements puisse être rendue nécessaire. Par exemple, lorsqu'une plainte est formulée, certains renseignements devront nécessairement être divulgués à la partie mise en cause pour pouvoir obtenir sa version des faits au sujet de chacune des allégations; il en est de même dans le cadre d'une enquête interne où l'enquêteur devra être informé des allégations sur lesquelles portera l'enquête. Quant aux témoins, certains renseignements leur seront également communiqués (verbalement) pour qu'ils puissent donner leur version sur les sujets qui les concernent. Les parties directement impliquées peuvent également, il va sans dire, décider de communiquer certains renseignements à un professionnel de leur choix, advenant qu'elles aient besoin de conseils. Finalement, il ne faut pas oublier que la loi peut, dans certains cas, rendre une divulgation obligatoire; ce serait le cas, par exemple, lorsqu'un enquêteur de la Commission des normes du travail requiert des renseignements dans le cadre de son travail.
Plusieurs précautions peuvent être prises pour assurer la confidentialité. Parmi celles-ci, mentionnons les suivantes :
- faire un rappel de la règle et des exceptions relatives à la confidentialité aux parties et aux autres personnes impliquées dans le processus;
- demander aux parties impliquées de s'engager à respecter la confidentialité, sous réserve de leurs droits de consulter un tiers pour obtenir des conseils (ceci peut se faire en ajoutant une phrase à la fin de leur déclaration);
- exiger des accompagnateurs et des témoins la signature d'un engagement de confidentialité;
- assujettir les personnes-ressources et celles qui mènent une enquête à l'obligation de confidentialité, sous réserve des situations où elles doivent divulguer des renseignements aux fins ou dans le cadre du traitement de la plainte;
- tenir les rencontres dans des lieux privés et être vigilant en utilisant le téléphone et le photocopieur ainsi que, si nécessaire, le télécopieur et le courrier électronique;
- être bien organisé et ne pas éparpiller la documentation et les notes qui doivent être conservées dans une chemise, rangée dans un classeur verrouillé, ou dans un fichier informatique sécurisé.
Le présent document est un instrument d'information et de vulgarisation. Son contenu ne saurait en aucune façon être interprété comme un exposé complet du droit ni comme un avis juridique.
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