De plus en plus d’organisations innovantes travaillent en mode projet. Mieux, les projets sont devenus des leviers stratégiques pour attirer et conserver les talents en plus de bâtir un sentiment d’appartenance qui permet d’atteindre les objectifs organisationnels. Pourtant, les projets peinent souvent à réaliser leur mission en raison du peu d’investissement dans la dynamique humaine et le développement des capacités de l’équipe.
Cet article, premier de deux, vous fera découvrir quelques outils RH utiles pour bâtir la dynamique de vos équipes-projets.
Votre rôle comme professionnel RH
Le professionnel en ressources humaines peut accompagner les équipes-projets en leur fournissant de bonnes pratiques sur le fonctionnement optimal des dimensions humaines. Voici trois exemples de situations où l’équipe pourrait bénéficier des conseils d’un professionnel RH.
- Une directrice des ventes : « Notre comité stratégique travaille ensemble depuis plusieurs mois pour le lancement du nouveau produit. Nous faisons face à plusieurs défis dans le groupe. Il faut agir rapidement... »
- Un directeur des opérations : « J’ai réuni une équipe multidisciplinaire pour obtenir la certification qualité. Je veux planifier la rencontre de lancement et je cherche des moyens pour amener l’équipe à définir son identité et ses modes de fonctionnement. Je veux que le groupe édifie ensemble le phare qui va nous guider tout au cours des prochains mois... »
- Un vice-président RH : « L’équipe-projet pour le déploiement du nouveau système RH a besoin de planifier sa phase 2. Il faut lui proposer une démarche participative mobilisante pour définir son plan de match... »
Avant toute chose : le diagnostic du stade d’évolution de l’équipe-projet
Comme l’illustrent ces trois situations, les équipes-projets peuvent se trouver à différents stades d’évolution. De façon globale, l’évolution d’une équipe-projet comporte cinq phases : le lancement, la turbulence/le changement, la progression, la performance ou la conclusion (voir graphique ci-dessous). Avant de déterminer quelles approches ou outils soutiendront le mieux l’équipe-projet, il importe donc de savoir à quelle phase elle se situe.
Le diagnostic du stade d’évolution de l’équipe-projet peut être établi en discutant avec le chef de projet ou en rencontrant individuellement les membres de l’équipe, les partenaires et/ou les clients internes. Mieux encore, le professionnel RH peut favoriser un diagnostic collectif en impliquant tous les membres de l’équipe dans le constat de l’évolution du groupe et dans l’identification de meilleures façons de faire collectives.
Boîte à outils RH : des outils de gestion pour chaque phase
Lorsque le diagnostic est établi, le moment est venu d’utiliser des approches et des outils adaptés à chaque étape de l’évolution de l’équipe-projet. En effet, les méthodes de travail sont différentes selon que le projet débute, qu’il tourne à plein régime ou qu’il tire à sa fin au moment où l’on doit maximiser les apprentissages et célébrer les succès. Le tableau ci-dessous illustre les outils de gestion que l’on peut utiliser pour accompagner une équipe-projet vers la performance.
| PHASES D’ÉVOLUTION DE L’ÉQUIPE-PROJET | OUTILS D’ACCOMPAGNEMENT |
| PHASE 1 - LANCEMENT Défi : lancer l’équipe-projet et la mobiliser envers une vision commune |
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| PHASE 2 - TURBULENCE Défi : gérer dans la turbulence et le changement |
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| PHASE 3 - PROGRESSION Défi : introduire l’amélioration continue et la résolution d’enjeux collectifs |
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| PHASE 4 - PERFORMANCE Défi : soutenir la performance lors du déploiement du projet |
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| PHASE 5 - CONCLUSION Défi : terminer un projet avec succès et favoriser le transfert des apprentissages |
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Exemple d’outil pour la phase 1 – Définir autrement son identité collective et ses modes de fonctionnement
Une équipe-projet efficace peut être mobilisée dans la définition d’une identité collective et de modes de fonctionnement qui justifieront sa raison d’être. Pour y parvenir, le professionnel RH aura de préférence des compétences en animation de petits groupes. Lors d’un atelier interactif, l’animateur divise l’équipe-projet en petits groupes de 4 ou 5 personnes. Il demande aux participants de se projeter à la fin du projet et de réfléchir ensemble à la situation suivante :
- Nous sommes en 2014, votre projet est terminé. À votre grand bonheur, un grand magazine veut publier un article sur votre projet. L’équipe sera en page couverture. Votre travail consiste à créer une page couverture qui représentera l’identité et la raison d’être de votre équipe-projet ainsi que des articles qui expliqueront ce que vous avez fait pour réussir ensemble.
- Qu’est-ce que vous voyez, entendez, ressentez?
- Quelle est la manchette du magazine?
- Qu’est-ce qui se retrouve sur la première page?
- Quels sont les sujets traités au sujet de l’équipe à l’intérieur du magazine?
- Quelle image illustre le succès de l’équipe?
- En sous-groupes, les participants partagent les mots et les images qui leur viennent en tête. Ils choisissent ensuite les éléments qui les rassemblent le plus et qui serviront de base à la création d’une identité et à la définition des modes de fonctionnement.
Cette identité collective créative est ensuite imprimée et distribuée à tous les membres de l’équipe ainsi qu’aux partenaires clés afin de guider l’équipe durant les différentes phases d’évolution du projet.
Conclusion
Comme tout projet est porteur d’innovation, gérer l’aspect humain du changement devient une clé du succès. La boîte à outils RH portant sur la dynamique des équipes de projet constitue un moyen pour maximiser le potentiel des talents au sein de nos organisations.
Le prochain article présentera d’autres outils pour accompagner les équipes-projets dans les autres phases de leur développement.
À propos de l’auteure
Nathalie Sabourin, CRHA, M. Sc., dirige Groupe Sabourin Consult inc. qui offre des solutions innovatrices pour mobiliser le talent vers des changements, bâtir des équipes performantes et développer le leadership 2.0. En plus de sa pratique de consultation, elle est membre du conseil d’administration de l’Association québécoise de codéveloppement professionnel et enseigne à HEC Montréal et ESG-UQAM. On peut la joindre par téléphone [514 773-4591] ou par courriel [nathalie@sabourinconsult.com]. Site web : www.sabourinconsult.com.
