Vous lisez : Une pratique innovante : le pré-accueil en ligne

Organisme de réglementation du secteur financier québécois, l’Autorité des marchés financiers a pour mission de protéger les consommateurs, d’appliquer la réglementation en vigueur et de surveiller les marchés financiers. C’est une jeune organisation de savoir qui réalise sa mission grâce à l’expertise pointue de ses six cents employés.

Un pré-accueil, pourquoi?
Implanté à la fin de l’année 2011, le pré-accueil est un outil en ligne mis à la disposition du nouvel employé, dès qu’il a franchi l’étape de la sélection. Il vise à lui transmettre les informations et savoirs pertinents à son futur environnement de travail, et ce, avant même son entrée en poste. Immédiatement après la confirmation de son emploi, l’employé est invité par courriel à se brancher à une plate-forme d’apprentissage qui lui présente divers modules thématiques. Plusieurs motifs justifient une telle pratique…

Favoriser l’apprentissage
Une recrue qui s’intègre à l’Autorité doit investir plusieurs mois dans son apprentissage. Et c’est un fait que les nouveaux employés se consacrent rapidement à l’apprentissage de leurs responsabilités. Cependant, l’apprentissage des caractéristiques de l’organisation se réalise plus difficilement, faute de temps. Le pré-accueil vise donc à favoriser la familiarisation avec les diverses facettes de l’organisation, dans un endroit calme et propice (à la maison par exemple).

Favoriser l’intégration
Du coup, le pré-accueil facilite l’étape de l’intégration, puisque tous les nouveaux employés acquièrent des connaissances de base sur l’Autorité, et ce, indépendamment du secteur de l’organisation où ils travailleront.

Contribuer à la marque employeur
En mettant en évidence les attributs distinctifs de l’Autorité, le pré-accueil devient aussi un excellent outil de positionnement des services de gestion des ressources humaines. Il permet également au candidat qui vient d’obtenir sa confirmation d’emploi d’entreprendre un cheminement positif au sein de l’organisation. Le principe est le suivant : si l’expérience vécue à toutes les étapes du processus de sélection est favorable, il y a de fortes chances pour que le futur collaborateur devienne également un véritable promoteur de l’Autorité dans son réseau, ce qui ne peut manquer d’accroître la capacité d’attraction de l’organisme.

Valoriser les recrues
Finalement, compte tenu que l’Autorité mise sur la valorisation et la reconnaissance de ses ressources humaines, il est important de démontrer rapidement au nouvel employé que l’organisation le considère important et que son bien-être et son développement sont priorisés.

Principales phases d’élaboration du pré-accueil
En premier lieu, un comité de travail a identifié les principaux objets d’apprentissage. Cela fait, les étapes suivantes ont été :
  • l’identification des contenus nécessaires à l’atteinte des objectifs ;
  • la scénarisation (orchestration des contenus, activités d’apprentissage, etc.) ;
  • l’intégration multimédia ;
  • la mise à l’essai auprès d’utilisateurs internes.
Les types de savoir couverts lors du pré-accueil
Conçues en tenant en compte des principes de l’apprentissage des adultes (voir tableau ci-dessous), les capsules de formation couvrent les aspects suivants :
  • la connaissance générique de l’organisation (historique, mission, vision, valeurs, structure organisationnelle, plan stratégique, etc.) ;
     
  • les services à valeur ajoutée offerts aux employés (programme de reconnaissance, formation et perfectionnement, politiques de flexibilité du temps de travail, programme d’aide aux employés, centre de carrière lié au programme de gestion des talents, etc.) ;
     
  • les attentes concernant le comportement (code d’éthique, compétences clés, principes de gouvernance, code vestimentaire, etc.).

Précisons que l’interface utilisateur a été conçue de manière à refléter les caractéristiques du milieu (en mouvance, à saveur technologique, innovant et axé sur la valorisation de l’expertise).

Comme les savoirs transmis véhiculent principalement les attributs organisationnels, des renseignements sur la réputation de l’entreprise ainsi que ses caractéristiques, celle-ci a donc recours à une approche qui a les caractéristiques du modèle d’attraction organisationnelle, soit : les attributs organisationnels, les comportements de l’interviewer, la compatibilité candidat/emploi et candidat/organisation ainsi que la réputation organisationnelle (Denis Morin, Vers l’élaboration d’un modèle de l’attraction organisationnelle).

Principes de l’apprentissage des adultes Fonctionnement du pré-accueil

1. Autonomie dans l’apprentissage
L’adulte est un être autonome et responsable de ses actes. Il veut donc être reconnu ainsi et se sentir responsable de son apprentissage.

L’employé n’est pas obligé de réaliser les modules du pré-accueil avant l’entrée en fonction. Mais une recrue est généralement curieuse de connaître son nouvel employeur.

2. Émotions et anxiété
L’adulte apprend mieux dans un environnement qui favorise un climat où il se sent en confiance. Sinon, il peut devenir incapable d’apprendre.

Le nouvel employé est invité à suivre sa formation dans le confort de son foyer. Afin de créer un lien émotif positif, des témoignages d’employés partageant leurs conseils relativement à l’intégration permettent de guider le nouvel employé à distance.

3. Caractéristiques physiologiques
La capacité d’apprendre demeure tout au long de la vie. Cependant, l’adulte apprend mieux quand il va à son propre rythme et qu’il ne se sent pas bousculé ou contraint.

Les capsules demeurent accessibles en tout temps et le portail web permet à l’apprenant de les consulter à nouveau, au moment de son choix et en fonction de ses besoins.

4. Apprentissage dans l’action
L’adulte apprend mieux par l’action et avec des méthodes variées.

Le préaccueil repose sur l’utilisation de stratégies et de médias variés (vidéo, narration, multimédia, quiz, présentation, lecture) afin de faciliter la mémorisation par une participation constante.

5. Information sur les apprentissages
L’adulte apprend plus facilement lorsqu’il connaît le contenu et les moyens proposés pour y parvenir.

Avant même d’amorcer un module, un sommaire de chaque capsule est disponible. Des consignes de navigation sont également spécifiées.

Source : Marchand, Louise. L’apprentissage à vie, la pratique de l’éducation des adultes et de l’andragogie, Chenelière/Mc Graw Hill, Montréal/Toronto, 1997.

La perception et l’appréciation des nouveaux employés embauchés
Jusqu’à présent, une trentaine d’employés ont suivi le processus de pré-accueil en cinq étapes. Un sondage réalisé auprès d’une vingtaine d’entre eux confirme qu’ils sont très satisfaits de la stratégie utilisée et de la pertinence des savoirs transmis. Ils trouvent en général que l’Autorité manifeste ainsi son sérieux et sa préoccupation de ses employés. De plus, ils trouvent la formule efficace, très conviviale et beaucoup plus intéressante qu’un accueil en classe. Ils ont aussi apprécié le fait d’avoir accès aux capsules en tout temps et de pouvoir y revenir à volonté.

La formule du pré-accueil : une inspiration
Comme l’appréciation des recrues touchées par le pré-accueil est très positive, l’Autorité envisage d’étendre le principe de la formation en ligne à d’autres projets internes. Annuellement, le Service de la formation et du développement organisationnel prépare un plan de formation en collaboration avec les gestionnaires. L’apprentissage en ligne fait partie des solutions de formation considérées, mais on mise surtout sur des solutions hybrides (téléapprentissage, enseignement en classe, lectures, coaching, etc.) selon les besoins des employés. Il s’agit ainsi de favoriser l’accessibilité et le partage des connaissances dans toute l’organisation. La décision quant à la solution est basée sur quelques critères clés : le nombre d’apprenants à former, la stabilité des contenus dans le temps, le besoin de rendre la connaissance disponible sur les deux sites, etc.

En conclusion
Le pré-accueil est une formule innovatrice et multifacettes, qui permet à l’Autorité de répondre d’abord à un besoin d’apprentissage, puis de faire face à certaines obligations, de contribuer au développement de la marque employeur, d’accélérer l’engagement envers l’organisation et de soutenir la capacité d’attraction et de rétention des recrues.

Notre expérience témoigne du fait que la formation peut être utilisée de manière proactive avant même le processus d’intégration en poste. Il importe toutefois d’établir les fils conducteurs des messages transmis à toutes les étapes du processus et de respecter les règles de l’art afin que le nouvel employé perçoive ce processus comme étant cohérent et à valeur ajoutée.

Rappelons enfin que le processus de pré-accueil ne peut pas se substituer à l’accueil lors de l’entrée en fonction. Bien au contraire… La dimension humaine est un volet important pour un nouvel employé qui a un besoin de socialiser avec son nouveau milieu et qui a besoin d’avoir de nouveaux repères dans l’entreprise. Le gestionnaire, l’équipe en place et le nouvel employé ont tous des rôles clés à jouer afin de s’assurer que l’employé se sent bien dans son équipe, acquiert un sentiment d’appartenance ainsi que les connaissances propres à son nouveau contexte de travail.

Catherine Landry, CRHA, conseillère en formation et développement organisationnel, Autorité des marchés financiers

Source : Effectif, volume 15, numéro 2, avril/mai 2012.

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