Une acquisition ne se clôture pas à la signature du contrat d’achat, loin de là! Pour permettre à l’organisation d’atteindre les objectifs recherchés par la transaction, de nombreuses initiatives doivent être planifiées par une équipe pluridisciplinaire dans laquelle le service RH est un contributeur clé. Vivre une acquisition est en effet un séisme pour les employés qui se retrouvent submergés de doutes. Il est crucial que les organisations aient anticipé cette période de turbulences en ayant développé un solide plan d’accompagnement basé sur une gestion de changement adaptée et une communication soutenue.
Une gestion du changement adaptée
Communiquer efficacement, c’est véhiculer les bons messages, aux bonnes personnes, au bon moment. Pour cela, la stratégie de communication doit être étroitement liée à l’approche de gestion de changement. Cette analyse, débutée lors de la revue diligente et raffinée tout au long du projet, permettra de comprendre :
- Qui sont les différents groupes concernés par le changement et dans quelle mesure?
- Quelle est l’ampleur de ces changements pour les individus et quels sont les risques pour l’organisation?
- Quel type de résistance allons-nous rencontrer et que faire pour l’atténuer?
Prosci positionne les considérations individuelles au cœur d’une saine gestion de changement en partant du principe qu’une organisation ne peut pas réussir un changement si les membres qui la composent n’adhèrent pas à ce changement sur le plan individuel. Naturellement, dans le contexte d’une acquisition, les équipes RH doivent contribuer au développement de cette stratégie, car les employés sont concernés à de nombreux niveaux de nature RH :
Il est donc nécessaire d’établir une cartographie précise des différents changements à travers l’organisation, pour ensuite établir un plan de communication approprié. Pour ce faire, il faudra aussi mettre en place, tout au long de l’intégration, des méthodes de rétroaction qui permettront d’adapter nos initiatives aux besoins exprimés. On peut penser à des questionnaires de satisfaction, la mise en place de groupes de discussions, la création de comités spéciaux d’employés, etc.
Une communication soutenue et transparente
Communiquer efficacement permet d’embarquer les employés positivement vers une nouvelle direction, les rassurer et les soutenir. Comment les spécialistes RH peuvent-ils donc participer à cet effort?
- Participer à l’annonce – L’annonce officielle d’une acquisition est un moment clé. C’est l’occasion unique pour le nouvel employeur de faire une première bonne impression et de partager des messages fondamentaux : qui sommes-nous et quelles sont nos valeurs? Quelle est la valeur stratégique de cette acquisition pour nos deux organisations? Quelles possibilités s’ouvrent à vous? Dans quelle direction nous dirigerons-nous ensemble? Même si le service RH n’est pas LE messager lors de cet évènement (la responsabilité revenant à la haute direction), participer à la création des messages qui y seront véhiculés est primordial afin d’adresser pour la première fois le tout naturel « Que va-t-il m’arriver? ».
- Adapter ses programmes d’orientation – Bien accueillir les nouveaux employés passe aussi dans des programmes d’orientation sur mesure. N’oublions pas que ces nouveaux employés n’ont pas choisi d’intégrer l’organisation, ils n’ont peut-être jamais entendu parler de leur nouvel employeur et n’ont pas les informations que tout candidat « classique » obtient lors du processus de dotation (description de poste, détails de rémunération, valeurs et culture de l’entreprise, etc.). Faire preuve d’empathie et aborder leurs préoccupations avec bienveillance peut faire toute une différence. Il est donc nécessaire de porter une attention particulière aux programmes d’orientation et de les adapter pour ces nouveaux employés (tant sur le plan du contenu que du temps alloué).
- Mettre en place des initiatives de communication bidirectionnelle – Les efforts de communication doivent être particulièrement soutenus lors d’une acquisition afin de maintenir un lien positif avec les employés. Créer un microsite dans l’intranet de l’organisation, publier des FAQ/bulletins d’information réguliers, créer des adresses courriel et lignes téléphoniques réservées, adopter des horaires de bureau ouvert, etc. sont tout autant de bonnes pratiques pour écouter les employés, les rassurer et les soutenir concrètement durant dans la transition.
- Soutenir les gestionnaires – Une étude Prosci a démontré que lors d’un changement dans leur organisation (quelle que soit sa nature), les employés voulaient entendre deux types de messages :
- Le « Pourquoi », la stratégie et la vision du changement exprimés par leurs hauts dirigeants;
- Les conséquences et effets du changement sur leur situation personnelle exprimés par leur gestionnaire direct.
D’où l’importance de bien équiper nos gestionnaires! Non seulement eux-mêmes traversent le changement, mais ils devront aussi en être les ambassadeurs auprès de leurs équipes! En tant que partenaires d’affaires RH, nous devons les former à mener des discussions parfois difficiles, leur fournir du matériel de soutien et les outiller au mieux vis-à-vis de leurs équipes.
Quelles que soient les méthodes utilisées, l’importance est de reconnaître qu’une acquisition crée beaucoup d’incertitudes. Afin de garder la confiance des employés et maintenir leur engagement, il est primordial de prendre en compte leur expérience et d’adapter nos actions à leur situation particulière.
Pour aller plus loin :
https://www.prosci.com/resources/articles/5-tenets-of-change-management
https://www.prosci.com/methodology/adkar
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