Il en va de même pour les équipes RH qui doivent trouver des moyens technologiques de partager leurs connaissances, leurs expériences et leurs idées.
On retrouve aujourd’hui trois grandes familles de plateformes qui, si elles se distinguent encore par leur objectif initial, tendent de plus en plus à offrir des fonctionnalités similaires. Il s’agit des réseaux sociaux d’entreprise, des plateformes de collaboration de type ChatOps et des plateformes de coordination de projets.
Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE)
Les réseaux sociaux d’entreprise peinent à prendre leur place; pourtant, ce sont des outils de communication très puissants. Parmi les plateformes les plus connues, mentionnons Workplace de Facebook, Yammer de Microsoft et Talkspirit (un joueur indépendant), pour ne nommer que ceux-là.
À la base, ces plateformes offrent sensiblement les mêmes fonctionnalités, c’est-à-dire un profil permettant à l’individu de se présenter et de partager du contenu, ainsi qu’un mur de nouvelles où il peut prendre connaissance de l’ensemble des contenus qui sont partagés par l’organisation, les groupes ou les collègues.
Parallèlement à cela, on retrouve des groupes qui sont en fait des murs de nouvelles séparés du mur principal sur lequel on ne retrouve que les contenus partagés par les membres des groupes.
À l’instar de tous les réseaux sociaux grand public, chaque nouvelle qui est publiée sur le mur peut devenir en soi une conversation puisqu’elle peut obtenir la mention J’aime (Like) et être commentée ou repartagée.
La grande force des réseaux sociaux d’entreprise est leur étanchéité. Pour y accéder, les membres doivent avoir été préapprouvés par l’administrateur du réseau et ils ne peuvent y accéder qu’en utilisant une adresse courriel de l’entreprise (et un mot de passe, bien entendu). De plus, les contenus ne peuvent être partagés qu’à l’intérieur de l’entreprise puisqu’ils ne peuvent pas être repartagés de manière directe sur des réseaux sociaux publics.
La plupart de ces plateformes offrent maintenant de la vidéo en direct (permettant de faire des annonces ou de la formation) et du partage de fichiers par le biais de la plateforme ou en connectant des services de stockage en infonuagique (Drive, OneDrive, Dropbox, etc.). Il est également possible de connecter des applications telles que :
- WebEx ou Zoom : pour faire de la formation en ligne;
- SurveyMonkey : pour faire des sondages;
- Acronym : pour permettre aux employés de retrouver rapidement les acronymes de l’organisation;
- Recognize : pour stimuler la reconnaissance au sein de l’entreprise;
- et bien d’autres.
Ces outils permettent donc une communication multidirectionnelle, c’est-à-dire entre l’organisation et ses employés, entre les em ployés, entre les équipes ou les groupes de projets, ou encore entre les services. Ils démocratisent et déstructurent les communications, ce qui ouvre la voie à des échanges plus informels et plus propices à la créativité. Le réseau permet aussi à l’organisation de communiquer de manière formelle avec ses employés. Il permet également les échanges sociaux, stimulant ainsi les interactions entre les individus. Par contre, les RSE ne règlent pas les enjeux de classification et de recherche des documents, problème majeur des intranets, puisque sur les RSE les documents sont liés à des plateformes externes telles que Drive ou Dropbox.
Bien entendu, il ne faut pas penser que ces outils sont magiques. Si votre entreprise n’a pas mis en oeuvre de solides pratiques de communication et de collaboration, l’outil reproduira les modèles hiérarchiques en place et vous ne verrez pas les avantages. Par contre, dans un contexte où les employés sont déjà à l’aise de communiquer entre eux à travers les structures formelles et informelles, l’outil deviendra un puissant levier pour stimuler la collaboration.
3 grandes familles de plateformes :
- Réseaux sociaux d'entreprise
- Plateformes de collaboration
- Plateformes de coordination de projets
Les plateformes de collaboration
Les ChatOps sont une deuxième famille d’outils permettant de fluidifier les communications en entre- prise. Le modèle est un peu différent puisque les ChatOps se veulent un outil permettant d’intégrer les flux d’information provenant des autres plateformes de l’organisation. Parmi les plus connus, on retrouve Slack, Grape, mais également Team de Microsoft.
Concrètement, les ChatOps sont constitués d’un mur de nouvelles, alimenté par des clavardoirs (chat rooms) qui sont très similaires aux groupes que l’on peut retrouver sur Workplace de Facebook. Par contre, le mur de nouvelles peut également être alimenté par d’autres outils tels que des SIRH (systèmes informatisés de gestion des ressources humaines), des CRM (systèmes de gestion des relations clients) et toute autre plateforme fonctionnelle de l’entreprise. Ainsi, on peut automatiser certaines actions. Par exemple, on peut créer une règle pour que chaque fois qu’un nouvel employé se joint à l’entreprise, une annonce le présentant soit automatiquement publiée sur le mur de nouvelles. On pourrait aussi automatiser une annonce auprès d’un certain groupe d’employés lorsqu’une formation pertinente pour eux est ajoutée au catalogue des formations de l’entreprise.
Ces ChatOps offrent des fonctionnalités automatisées appelées « bots » qui permettent de créer des interactions entre les employés et des systèmes informatisés pour des requêtes simples. Par exemple, des employés qui souhaitent connaître le nombre de jours de vacances qui leur reste peuvent déclencher un bot et le système ira trouver les informations dans la base de données du SIRH. Ce sont donc des systèmes très pratiques pour les questions de première ligne. On y retrouve même maintenant des systèmes d’intelligence artificielle qui peuvent analyser des questions pour offrir les meilleures réponses, mais également analyser les conversations de l’organisation pour évaluer le climat de travail.
Les plateformes de coordination de projets
Les plateformes de gestion de projets existent depuis longtemps, mais les interfaces ont évolué et elles offrent aujourd’hui un environnement convivial et enrichi de nombreuses fonctionnalités.
Parmi les plateformes les plus connues, mentionnons Trello et Asana, mais également Wrike, MeisterTask et Taskworld.
Ces plateformes se présentent habituellement comme des tableaux de type Kanban permettant principalement de :
- créer des projets;
- créer des tâches;
- assigner des projets ou des tâches à des collègues;
- définir des échéanciers (avec des calendriers et des rappels);
- faire des suivis (avec alarmes et visualisation de l’avancement du projet) ;
- créer des étiquettes pour trouver les projets.
Mais ces plateformes permettent également de dialoguer entre collaborateurs et de partager des fichiers.
Bien sûr, ces plateformes sont orientées vers la gestion de projets plus que vers les communications d’entreprise. Cependant, elles permettent aux individus de dialoguer dans le cadre de ces projets et contribuent donc à stimuler la créativité et la cocréation.
En conclusion
Encore une fois, rappelons que ces outils ne créent pas d’habitudes de communication. Ils stimulent les habitudes de communication existantes. Il est donc nécessaire de se questionner en amont sur la collaboration et les habitudes de communication existantes avant d’envisager l’utilisation de ces outils. Gardons en tête que, même si à l’heure actuelle ces trois familles d’outils sont distinctes, il y a fort à parier qu’en développant de nouvelles fonctionnalités, elles finiront par se rejoindre.
