Ça y est, le temps est enfin venu de vous doter d’une solution SIRH moderne! Au revoir, les tâches administratives « papier » laborieuses, les rapports peu fiables et les longs calculs de taux de roulement générés par Excel! Cette lourdeur administrative est aussi partagée par les gestionnaires ou leurs adjoints, qui doivent composer avec leur lot de paperasse et de fichiers de GRH.
Selon un récent sondage de Sierra-Cedar (2017–2018 HR Systems Survey White Paper), 50 % des entreprises américaines utilisent déjà au moins une solution GRH majeure de type SaaS. Cette tendance s’explique par une facilité à générer des rapports fiables en temps réel, des fonctionnalités toujours à jour (tous les clients ayant la même version) et une dépendance réduite aux TI grâce à une complexité moindre.
Avant de pouvoir implanter une solution GRH de nouvelle génération, il est nécessaire de réaliser les étapes suivantes :
- Évaluation de l’ampleur des changements requis et analyse de rentabilité
- Approbation préliminaire du projet par la direction
- Définition d’un processus de sélection rigoureux
- Transformation et préparation
Évaluation de l’ampleur des changements requis et analyse de rentabilité
Piège no 1 : Chercher d’abord à choisir la meilleure solution sur le marché.
Lorsqu’on commence par choisir l’outil, on court un risque élevé que la solution ne livre pas les résultats anticipés une fois implantée.
Bonne pratique : Prendre le temps d’évaluer vos besoins, comme vous le feriez avec vos clients internes pour leurs besoins en recrutement ou en formation. Cette étape constitue la pierre angulaire de tout projet de sélection d’une solution technologique.
Par exemple, souhaitez-vous remplacer une application qui sera bientôt retirée? Ou libérer la fonction RH de certaines tâches administratives pour lui permettre de se centrer sur des activités à plus grande valeur ajoutée? Parmi les fonctionnalités visées, lesquelles sont essentielles pour l’organisation? Quelles fonctionnalités représentent le meilleur potentiel d’automatisation? Les réponses à ces questions permettent de dégager un portrait plus réaliste de la situation.
Par ailleurs, il est parfois difficile de déterminer le niveau d’automatisation souhaité parce qu’on ne connaît pas suffisamment les capacités des solutions sur le marché, qui sont souvent représentées par groupes de fonctionnalités.
Présentement, le marché est segmenté ainsi :
- Fournisseurs de solutions GRH intégrées offrant une majorité des fonctionnalités
- Produits spécialisés (1 ou 2 groupes)
Il est possible de consulter des vidéos promotionnelles (ex. : Ceridian, Ultimate, Workday, Technomedia, Cangaroo) disponibles gratuitement sur le Web pour avoir un aperçu des possibilités des solutions GRH.
Piège no 2 : Penser que votre organisation n’est pas prête à implanter un libre-service pour les employés ou les gestionnaires.
Ne sous-estimez pas vos utilisateurs : une majorité de la population active utilise un téléphone intelligent ou un ordinateur. Les statistiques de ventes en ligne et d’utilisation de Facebook en témoignent. La mobilité, le coût d’acquisition peu élevé et la facilité d’utilisation du téléphone intelligent tendent à en faire un outil incontournable chez le consommateur.
Bonne pratique : Tirer avantage des accès libre-service pour que la GRH soit davantage l’affaire de tous, de façon à réduire la dépendance à la fonction RH. Implanter d’abord les fonctionnalités qui seront les plus utiles à vos employés pour créer un intérêt pour d’autres fonctionnalités qui vous libéreront de certaines tâches administratives.
50 % des entreprises américaines utilisent déjà au moins une solution GRH majeure de type SaaS.
Approbation préliminaire du projet par la direction
Piège no 3 : Ne pas bien évaluer les bénéfices potentiels.
L’époque où la fonction RH justifiait ses besoins en technologie par la bonne vieille expression « c’est le coût normal des affaires » (« cost of doing business ») est révolue. Il est plus que temps de démontrer la valeur ajoutée des solutions GRH.
Bonne pratique : Évaluer, pour chaque fonctionnalité ciblée, les coûts qui seront éliminés et les gains de productivité potentiels, comme l’effort évité. Les solutions de nouvelle génération permettent d’éliminer des étapes intermédiaires. On n’a qu’à penser aux formulaires d’embauche « papier » qui sont ensuite scannés et envoyés aux RH : l’employé pourra dorénavant compléter le tout directement dans la solution GRH.
Le potentiel de gain est supérieur dans les groupes de fonctionnalités comportant la plus grande part ou intensité d’activités administratives : les données de base, la gestion du temps et la formation.
Piège no 4 : Sélectionner une solution technologique avant d’obtenir l’aval de la direction.
Bonne pratique : Il est essentiel de présenter au comité de direction les grandes lignes de votre projet : portée des travaux et impacts sur l’organisation, bénéfices anticipés, ordre de grandeur du coût et échéancier potentiel.
L’évaluation à haut niveau des coûts doit tenir compte non seulement des frais de souscription, mais aussi des services professionnels d’implantation et du coût des interfaces, souvent sous-estimés.
Le portefeuille de projets d’investissements technologiques doit aussi être priorisé. En démontrant la rigueur de votre démarche, vous mettez toutes les chances de votre côté pour obtenir une approbation préliminaire et ainsi avancer à l’aide de paramètres réalistes.
Définition d’un processus de sélection rigoureux
Piège no 5 : Mettre tous ses oeufs dans le même panier.
Il est parfois tentant d’organiser une démonstration avec le fournisseur dont on a entendu le plus parler, et de commencer les pourparlers. Mais est-ce que ce fournisseur répond vraiment à vos besoins spécifiques?
Bonne pratique : Mettre en place un processus formel et rigoureux de sélection. Ce type de processus peut être complété en aussi peu que deux à trois mois.
L’élément clé de la documentation des besoins fonctionnels, qui sont les activités GRH qui devront être réalisées à l’aide de la solution, est d’identifier les activités essentielles pour l’organisation et sur lesquelles il ne faudra pas faire de compromis.
La fonction TI est une source d’information pour identifier les fournisseurs appropriés, de même que les firmes d’analystes en technologie (par exemple : Gartner, Forrester et Sierra-Cedar). Les rapports de ces firmes étant souvent moins ciblés pour les PME d’ici, une autre option consiste à consulter un conseiller externe qui recommandera des solutions qui correspondent à vos besoins.
Il est essentiel d’impliquer la fonction TI, car derrière les solutions GRH se cache une certaine complexité technique et des exigences de sécurité liées à la confidentialité de l’information. Il ne faut pas non plus lésiner sur les démonstrations.
Piège no 6 : Se fier aux coûts présentés dans les offres des fournisseurs. Au-delà des frais de souscription annuels, calculés selon le nombre total d’employés, d’autres frais s’ajoutent pour implanter une solution GRH. Il est fréquent que les fournisseurs n’indiquent pas tous les coûts, et les clients se retrouvent alors avec de mauvaises surprises après la signature du contrat.
Bonne pratique : Évaluer le coût global de propriété, le Total Cost of Ownership (TCO). Le coût global de propriété tient compte, par exemple, des coûts internes de main-d’oeuvre pour exploiter la solution, des coûts d’implantation dont les coûts d’interface, et des coûts de mise à jour, sur un horizon de trois à cinq ans. Le calcul du TCO est aussi une occasion d’évaluer les efforts internes qui seront requis pour l’implantation et qui sont souvent sous-estimés ou carrément oubliés dans le budget.
Transformation et préparation
Piège no 7 : Considérer le projet comme une simple implantation d’outil.
C’est une erreur classique et, pourtant, toutes les solutions technologiques amènent des changements aux processus de travail.
Bonne pratique : Mener un exercice de réflexion sur les changements requis pour transformer et préparer l’organisation.
Il est important d’identifier à haut niveau les ajustements aux processus qui éviteront de reproduire dans la solution GRH les multiples façons de faire actuelles, pas toujours optimales. Cette étape permet en même temps de repenser le partage des responsabilités en GRH. Il est temps de redonner aux gestionnaires une partie de leur rôle, qui a parfois été joué par la fonction RH.
Piège no 8 : Se retrouver à ajuster manuellement le total mensuel des effectifs (headcount) après l’implantation.
Bonne pratique : Réfléchir soigneusement à la structure des données au début du projet d’implantation. Il est important d’organiser les données pour qu’elles puissent refléter à la fois l’organisation du travail (qui relève de qui) et l’organisation financière (qui paie le salaire).
En route vers l’atteinte des bénéfices
L’impact potentiel des solutions GRH de type SaaS sur la productivité est tel qu’il importe de garder la tête froide et ses objectifs en tête. Comme dans tout projet d’implantation de technologie, ce qui assure d’en retirer les avantages n’est pas tant l’outil lui-même que la façon de l’utiliser. Et attention aux modes : ce n’est pas parce que tous les fournisseurs vantent leurs capacités en analyse prédictive que votre organisation en a besoin maintenant.
Références bibliographiques
- BERSIN, Josh (2017, 2 novembre). « HR technology for 2018: ten disruptions ahead ». Forbes.
- KREISSL, Brian (2018, 16 janvier). « Five more HR trends for 2018 ». Canadian HR Reporter.
- HARRIS, Stacey et Erin Spencer (2017). 2017–2018 HR Systems Survey White Paper, 20th Annual Edition. Sierra-Cedar.
- SKINNER, Brent (2017, mai). Value in HCM Ripples from the Epicenter Outward. Nucleus Research.
