Vous lisez : Équité salariale : Vos obligations en un coup d'oeil

La question de l'équité revient dans la sphère publique de manière récurrente. Encore tout récemment, l'Institut de la statistique du Québec dévoilait de nouvelles données sur le déséquilibre qui persiste entre la rémunération des hommes et des femmes. Pour chaque dollar gagné par un homme, les femmes québécoises gagnent 80 cents. Voilà pourquoi il est toujours aussi pertinent de parler d'équité salariale au sens large, mais plus particulièrement des différentes obligations qui en découlent pour les organisations.

La Loi sur l'équité salariale oblige les employeurs (secteurs privé, public et parapublic) assujettis à réaliser un premier exercice d'équité salariale et à assurer l'absence de discrimination salariale basée sur le genre. Par la suite, ils doivent formellement évaluer aux cinq ans le maintien de l'équité salariale. Tous les employeurs dont l'entreprise est immatriculée au Registraire des entreprises et qui y ont déclaré 11 salariés au plus l'année précédente doivent remplir annuellement une Déclaration de l'employeur en matière d'équité salariale (DEMES).

Êtes-vous assujetti?

La méconnaissance des dispositions générales de la Loi peut faire en sorte que des entreprises ne respectent pas ou mal leurs obligations.

Deux étapes permettent de déterminer si une entreprise est assujettie à la Loi :

  1. Identifier la période de référence pour le calcul de la taille de l'entreprise selon la date de création de l'entreprise
  2. Calculer la taille de l'entreprise

Si vous êtes assujetti, quelles sont vos obligations ?

Quatre scénarios sont possibles quant à vos obligations. Regardons chacun d'eux en détail.

Premier scénario :
Votre organisation était en activité au 21 novembre 1996.

Si tel est le cas, votre période de référence était du 21 novembre 1996 au 20 novembre 1997. Si votre organisation compte dix salariés ou plus lors de sa période de référence, vous avez réalisé l'exercice d'équité salariale au 31 décembre 2010 en utilisant les données du 1er février 2009, et versé les ajustements salariaux rétroactivement au 21 novembre 2001 avec intérêts et sans étalement des paiements. Vous devez aussi évaluer le maintien de l'équité salariale cinq ans après l'exercice à la date du nouvel affichage de l'exercice initial ou le 31 mars 2016 si l'entreprise est retardataire.

Deuxième scénario :
Les activités de votre organisation ont débuté entre le 21 novembre 1996 et le 12 mars 2004.

La période de référence de l'organisation est fixée au douzième mois qui suit l'entrée en fonction du premier employé. Vos obligations, si l'organisation compte dix salariés ou plus au cours de la période de référence, sont de réaliser l'exercice d'équité salariale au 31 décembre 2010 en utilisant les données du 1er février 2009, et verser les ajustements salariaux rétroactivement à la date où l'exercice devrait être complété. De plus, vous devez évaluer le maintien de l'équité salariale cinq ans après l'exercice initial ou le 31 mars 2016 si l'entreprise est retardataire.

Troisième scénario :
Les activités de votre organisation ont débuté entre le 13 mars 2004 et le 12 mars 2008, et le premier employé est entré en fonction au plus tard le 12 mars 2008.

La période de référence de l'organisation est fixée au douzième mois qui suit l'entrée en fonction du premier employé. Vos obligations, si l'organisation compte dix salariés ou plus, sont de réaliser votre exercice d'équité salariale au plus tard cinq ans après la date où les activités de l'organisation ont débuté. Pour ce qui est de l'évaluation du maintien, celle-ci doit être faite cinq ans après le dernier exercice (à la date du nouvel affichage de l'exercice initial).

Quatrième scénario :
Les activités de votre organisation ont débuté après le 12 mars 2008 OU le premier employé est entré en fonction après le 12 mars 2008 OU l'entreprise qui n'était alors pas assujettie à la Loi avant aujourd'hui (moins de dix salariées pendant sa période de référence).

La période de référence est fixée du 1er janvier au 31 décembre d'une même année civile. Si cela s'applique à la situation de l'organisation, cette dernière doit calculer le nombre d'employés sur l'année civile 2008; s'il y a une moyenne de dix salariés ou plus, elle doit réaliser l'exercice au plus tard le 31 décembre 2013 avec les données de cette date. Si la moyenne est de moins de dix salariés, il est nécessaire de refaire le calcul pour les années civiles subséquentes et réaliser l'exercice quatre années suivant l'année civile où l'organisation a atteint une moyenne de dix salariés ou plus avec les données de cette date.

Les employeurs assujettis ont donc trois obligations distinctes :

  1. Déclaration de l'employeur en matière d'équité salariale (DEMES)
  2. Démarche ou programme d'équité salariale
  3. Évaluation du maintien de l'équité salariale

Par où commencer?

Le site Internet de la Commission des normes, del'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), section Équité salariale, présente une foire aux questions (FAQ) et un progiciel permettant de réaliser un exercice d'équité salariale ou une évaluation du maintien.

Le recours à un spécialiste apporte cependant robustesse et rigueur au processus, évite plusieurs désagréments et permet de gagner temps et crédibilité.

Quand un exercice est-il considéré comme complet?

Lorsque l'affichage est fait selon les modalités de la Loi, et la date de cet affichage doit être déclarée dans le DEMES.

Quelques mythes démystifiés

Si vous pensiez que la Loi sur l'équité salariale ne vous concernait pas, nous espérons que cet article vous a permis de déboulonner quelques mythes !

Premier mythe : En équité salariale, nous devons appliquer la règle d'« un salaire égal pour un travail égal ». Réalité - Nous parlons plutôt « un salaire égal pour un travail différent, mais équivalent ».

Deuxième mythe : L'entreprise n'emploie pas 10 personnes ou plus actuellement, alors l'équité ne s'applique pas. Réalité - Peutêtre que l'équité ne s'applique pas aujourd'hui, par contre, dès qu'une entreprise compte 10 employés et plus au cours de sa période de référence, elle doit compléter une démarche ou un programme d'équité salariale, même si par la suite, le nombre d'employés a diminué.

Troisième mythe : L'entreprise a exclusivement des femmes comme salariées, ou des hommes comme salariés alors l'exercice d'équité n'est pas nécessaire. Réalité - Les entreprises n'employant que des femmes ou des hommes doivent aussi réaliser un exercice d'équité salariale.

Quatrième mythe : Les employés sont régis par une convention collective ou par une association, par exemple la Commission de la construction du Québec, aussi il n'y a aucun besoin de réaliser un exercice d'équipe. Réalité - Toute entreprise régie par une convention collective doit réaliser un exercice d'équité salariale et comparer les salaires de tous les employés, conventionnés et hors convention.

Cinquième mythe : Les dirigeants considèrent avoir créé une nouvelle entreprise, suite à l'achat d'une entreprise existante. L'exercice d'équité est, à leur sens, plus à propos. Réalité - L'année de création d'une entreprise correspond à la date du début de ses activités, donc une date antérieure à celle de l'achat d'une entreprise existante si on poursuit le même type d'activité.

La question de l'équité salariale n'a pas fini de faire couler de l'encre. C'est pourquoi il vaut mieux s'en préoccuper dès aujourd'hui!

Source : Revue RH, volume 20, numéro 1, avril/mai/juin 2017.

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