Une connaissance générale de ce domaine permet aux conseillers en ressources humaines d’augmenter leur apport stratégique et d’influencer les responsables de la paie. Concrètement, c’est connaître son cycle de traitement et, surtout, les conditions dans lesquelles travaillent les professionnels de ce secteur névralgique de l’organisation. En fait, comprendre la paie, c’est gagner en crédibilité auprès de ce secteur, en plus de s’adjoindre un partenaire de choix dans la gestion quotidienne des ressources humaines.
Une saine collaboration s’impose!Le système de paie est typiquement le système le plus à jour concernant les données d’employés et est donc celui qui détient les données les plus fiables. Ainsi, le responsable de la paie doit aussi fournir des données sur demande au service des ressources humaines ou à tout autre gestionnaire.
D’autre part, le responsable de la paie n’a pratiquement pas droit à l’erreur. C’est pourquoi son travail repose sur une routine parfaitement exécutée et minutée au quart de tour. Le moindre changement doit être réfléchi et surtout testé à l’avance. La qualité des informations transmises au responsable de la paie par le service des ressources humaines est donc cruciale.
L’intervention du conseiller en ressources humaines doit être un élément prévisible et constant dans le processus rigoureux que représente le traitement de la paie. Ainsi, la marche à suivre pour la transmission des données concernant les nouveaux employés ou les changements de salaires devrait être établie à l’avance avec le responsable de la paie.
Également, le service des ressources humaines devrait faire participer le responsable de la paie à l’élaboration des politiques de rémunération de l’organisation. D’abord, parce qu’il connaît bien la législation relative à la rémunération. Ensuite, parce que les décisions du service des ressources humaines pourraient occasionner des contraintes supplémentaires au cycle de traitement ou ne pas être compatibles avec le système de gestion de la paie.
En conclusion, comprendre le travail et la réalité des personnes chargées du traitement de la paie des employés permet aux responsables des ressources humaines d’exercer davantage leur leadership en démontrant une vision globale du fonctionnement de l’organisation. En ce sens, le fossé qui sépare le monde de la paie et de la gestion des ressources humaines, à première vue infranchissable, se comble alors rapidement.
| Le cycle de traitement de la paie : une chorégraphie parfaite! | |
| Étape 1 Mise à jour des dossiers | Tout au long de la période de paie, des changements doivent être apportés aux dossiers des employés : changement d’adresse, de salaire, de protections d’assurance, etc. |
| Étape 2 Calcul des transactions de paie | La course contre la montre s’amorce au moment où le responsable de la paie reçoit le cumul des heures à payer pour chaque employé. Cette étape s’avère fort simple ou extrêmement complexe, selon la méthode utilisée dans l’organisation et la nature des activités de l’entreprise. À cette étape, il faut tenir à jour les caisses de maladie et de vacances, calculer les avantages imposables, ajuster les cumulatifs en prévision de la fin d’année, tenir à jour les cotisations d’assurance, les taux de versements au Fonds des services de santé (FSS) et à la CSST, gérer les saisies de salaire et les pensions alimentaires, etc. |
| Étape 3 Transmission | Si les employés sont payés le jeudi, les données devront être généralement transférées au plus tard le lundi ou le mardi, afin que l’institution financière puisse effectuer, sans retard, le dépôt de la paie dans les comptes bancaires des employés. |
| Étape 4 Vérification et distribution | Cette étape s’effectue rapidement si l’entreprise émet des relevés de paie électroniques. |
| Étape 5 Paiement des remises gouvernementales | Selon la loi, l’employeur est tenu de retenir diverses sommes sur la paie des employés dont l’impôt, la cotisation au régime des rentes, la cotisation syndicale, etc. pour ensuite remettre les montants aux organismes concernés, à la fréquence prévue. |
Complexité variable
La complexité du traitement de la paie diffère grandement d’une organisation à l’autre.
Parmi les éléments déterminant le niveau de complexité et la durée du traitement de la paie, mentionnons :
- le nombre d’employés*
- la fréquence de la paie (hebdomadaire, bimensuelle, etc.)
- le mode de traitement de la paie (impartition vs traitement interne)
- la méthode de transmission des heures travaillées au service de la paie (saisie manuelle vs système électronique)
* Selon les normes de l’Association canadienne de la paie, une organisation a besoin d’un responsable de la paie par tranche de 400 employés.
Titres professionnels méconnusIl existe deux titres professionnels reconnaissant l’expertise d’une responsable de la paie. Les deux titres, spécialiste en conformité de la paie (S.C.P.) et gestionnaire accrédité de la paie (G.A.P.), sont délivrés par l’Association canadienne de la paie. Ces titres professionnels requièrent respectivement environ 170 heures et 340 heures de formation. Bien que méconnus, ces deux titres assurent que leur détenteur possède une solide connaissance du monde de la paie et qu'il a une obligation de perfectionnement professionnel.
Philippe Baril, CRHA, Services de paie et de ressources humaines, Mouvement Desjardins
Source : Effectif, volume 15, numéro 5, novembre/décembre 2012.
