2013 est une année charnière pour plusieurs entreprises en raison de l’application de la loi sur l’équité salariale qui leur donne jusqu’au 31 décembre de cette année pour s’y conformer une première fois.
Cette première obligation semble semer la confusion, car elle survient en même temps que les entreprises doivent faire leur déclaration à la CES (deuxième obligation). Qu’en est-il au juste ? Une obligation ayant un caractère technique avancé, de même que des dates un peu disparates, et finalement une déclaration à faire en ligne ?
Je vais tenter de vulgariser tout cela et le rendre plus simple.
La première situation à clarifier : L’entreprise a-t-elle des obligations en matière d’équité salariale ? C’est là que les dates disparates viennent nous aider à répondre à cette question. Prenons l’exemple d’une entreprise qui a été créé en 1987 ou aux alentours. À ses débuts, l’entreprise avait seulement quelques employés à son service. Avec l’administration, l’organisation comptait de 4 à 6 employés. Puis au cours des années, les ventes ont augmentées progressivement. Les organisations ont augmentées le nombre de leurs employés à plus de 15, parfois même 20 employés, vers la fin des années 2000. L’entreprise compte aujourd’hui plus de 30 employés, dont plusieurs à temps partiel mais quand même.
La première question est :
Quelle est l’année du début des opérations ? Avant 1996 dans cet exemple. Alors automatiquement la période de référence pour toutes les entreprises qui ont débuté les opérations avant le 21 novembre 1996, est : novembre 1996-novembre 1997.
Pour les organisations qui ont débuté leurs activités après 1996, mais avant mars 2004; la période de référence est : 12 mois après que le premier salarié soit entré en service.
Pour celles qui ont débuté leurs activités après mars 2004, jusqu’au 12 mars 2008; la période de référence est : 12 mois après que le premier salarié soit entré en service.
Pour toutes les entreprises qui ont débuté leurs activités après le 12 mars 2008; la période de référence est : le 1er janvier au 31 décembre de chaque année.
Alors en fonction de votre réalité à vous, vous pouvez trouver votre période de référence et vous préparer à répondre à la deuxième question essentielle pour connaître vos obligations.
La deuxième question est :
Pendant la période de référence ainsi trouvé, l’entreprise a- t-elle atteint ou dépassé la moyenne de 10 salariés ?
La moyenne étant calculée de la manière suivante : compter au cours d’une même année civile, pour chaque période de paie, le nombre de salariés inscrits sur registre de l’employeur (qu’ils aient travaillé ou non), puis diviser la somme du nombre de salariés de toutes les périodes de paie de l’année par le nombre de période de paie qu’il y a dans l’année. Si la réponse est inférieure à 10, alors vous n’avez aucune obligation en matière d’équité salariale, ni d’affichage à cet effet.
Vous devez faire cet exercice à chaque année par la suite pour valider que vous n’avez toujours pas d’obligations à ce sujet.
Si vous dépassez le seuil de 10 employés, vous avez l’obligation de faire un exercice d’équité salariale, et de faire l’affichage des résultats obtenus. Rendu à ce stade, vous avez la possibilité d’utiliser gratuitement le progiciel fourni par la CES, ou de contacter un spécialiste en la matière qui se fera un plaisir de vous fournir une offre de service à cet effet.
Voici ce qu’il en est pour la première obligation. Voyons maintenant la deuxième obligation, distincte de la première, et qui sème aussi la confusion.
Depuis 2011, une nouvelle obligation est apparue pour toutes les entreprises ayant plus de 6 employés, la «déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale» (DEMES). Cette déclaration est faite en ligne seulement. À chaque année, vous devrez, avec un code Click Sécur Express, entrer sur le site en question (www.demes.gouv.qc.ca) et répondre aux 8 questions posé par la CES. Ces réponses se retrouvent automatiquement à la Commission d’équité salariale qui pourra prendre contact avec vous par la suite.
Une des questions demande à quelle date vous avez fait l’affichage des résultats de votre démarche d’équité salariale initiale, puis une deuxième vous demande la date de l’affichage des résultats de l’exercice de maintien, que vous devrez faire au 5 ans maximum. Ce sont deux réponses qui permettent à la CES de savoir si vous vous êtes acquitté de vos obligations, en fonction de la première obligation expliquée plus haut. Si vous n’avez pas répondu aux questionnaires parce que vous ne saviez pas de quoi il retournait, vous êtes considéré en infraction par la CES.
Cette obligation est totalement différente de celle de faire un exercice d’équité salariale. Il ne faut surtout pas croire qui si vous ne faites rien avec ces démarches, la CES vous oubliera. Détrompez-vous, acquittez-vous de vos obligations et vous pourrez dormir en paix.
Si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à faire appel à mes services plutôt que d’attendre l’intervention de la CES.
À propos de l’auteur
Michel Larouche, CRIA est consultant en Rh partout au Québec depuis plus de 25 ans. Il a conçu un logiciel de calcul de l’équité salariale basé sur l’évaluation des postes, ainsi qu’un autre des coûts des demandes syndicales, et de l’offre patronale qui en découle dans ses propres dossiers de négociation. On peut le rejoindre par téléphone (418) 480-4214. Site internet : www.michellarouche.ca
