La confidentialité d’une entente contenue dans le dossier d’un employé : plus qu’un élément théorique!

Il va donc sans dire que la divulgation des renseignements répertoriés et transmis doit bénéficier d’une gestion méticuleuse afin d’éviter toute conséquence néfaste, tant sur le salarié que sur l’employeur.

Malheureusement, diverses illustrations jurisprudentielles ont démontré l’incompréhension de ce principe, voire sa négligence, de la part de certains employeurs.

Ce sujet a d’ailleurs été récemment abordé dans l’affaire Syndicat de la fonction publique et parapublique du Québec et le ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec[1], où l’arbitre se positionne quant aux conséquences d’une brèche de confidentialité de certains éléments du dossier d’un salarié.

Les faits

Depuis 1990, le salarié occupait le poste de technicien agricole au Ministère des forêts dans une région éloignée. En 1997, il a obtenu un poste au sein du Ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (ci-après « MAPAQ ») où il a d’ailleurs obtenu sa permanence en 2004. Par la suite, en 2005, à la suite de diverses situations malencontreuses, le salarié a été congédié. Se sentant lésé, il a déposé un grief. Après divers échanges, le salarié et l’employeur ont élaboré une entente, de nature confidentielle, permettant au salarié de réintégrer la fonction publique, sous certaines conditions.

En 2009, le salarié a déposé sa candidature au Ministère de l’Environnement. Même s’il considérait avoir excellé lors de l’entrevue, sa candidature a été rejetée, sous motif que le poste affiché avait subi certaines modifications. Le salarié ne satisfaisait donc plus les critères d’embauche.

Toutefois, à la suite de certaines vérifications, le salarié a été informé que son dossier du MAPAQ avait été consulté par le Ministère de l’Environnement. L’entente relative au congédiement avait donc été portée à l’attention du personnel responsable de l’embauche, malgré la clause de confidentialité prévue à l’entente.

À la suite de son incapacité flagrante à trouver un poste dans sa région, le salarié a été dans l’obligation d’accepter un poste très éloigné, le forçant ainsi à s’établir loin de sa femme et de ses enfants.

Le salarié a donc déposé un grief contestant le non-respect de la clause de confidentialité stipulée dans l’entente, tout en réclamant des dommages-intérêts afin de compenser les divers préjudices engendrés par cette violation.

L’arbitre initialement saisi dudit grief a décliné la compétence. Par la suite, en révision judiciaire, la Cour supérieure a refusé d’intervenir. De son côté, la Cour d’appel a accueilli l’appel avec dissidence, puis elle a retourné le dossier devant l’arbitre afin qu’il se penche sur certains éléments-clés du dossier n’ayant pas été considérés lors de la décision initiale.

Le dossier a donc été réétudié plus amplement par l’arbitre.

La décision

Dans un premier temps, l’arbitre a invoqué qu’il ressortait clairement de la preuve que le dossier du salarié n’avait pas été épuré avant que le MAPAQ autorise la consultation par l’autre ministère. Il s’agissait donc indubitablement d’une faute. Selon l’arbitre, l’employeur se devait de retirer l’entente de réintégration ainsi que tout autre document y faisant référence, directement ou indirectement, afin de se conformer à son obligation de confidentialité.

Par la suite, l’arbitre a précisé que le poste avait indubitablement été changé pendant le processus de dotation dans le but indéniable de repousser la candidature du salarié concerné. Ainsi, l’information contenue dans l’entente de nature confidentielle a vicié son image auprès des recruteurs, les ayant donc incités à adopter une stratégie afin de l’évincer du processus. De toute évidence, selon l’arbitre, le salarié n’a pas pu accéder à ce poste à cause de la divulgation de l’information contenue dans l’entente confidentielle. Il y a d’ailleurs eu une présomption de fait que la violation de la confidentialité est la conséquence directe du refus du Ministère de l’Environnement.

Concernant les dommages compensatoires, l’arbitre a estimé que le montant réclamé pour les dommages matériaux était démesuré, considérant qu’il s’agissait de la décision du salarié de ne pas déménager avec sa famille sur le lieu de son nouvel emploi. Toutefois, le Tribunal, conscient des défis en matière de délocalisation du salarié, a décidé d’accorder des dommages compensatoires correspondant aux dépenses relatives à un an de voyagement.

Quant aux dommages moraux, l’arbitre a considéré que le montant de 10 000 $ était raisonnable, puisque le salarié a dû jongler avec différents défis vu sa situation d’emploi. Le Tribunal a d’ailleurs souligné la gravité de la faute, militant ainsi pour l’octroi d’une somme importante de dommages moraux.

Considérant ce qui précède, l’arbitre a partiellement accueilli le grief sur le fond. Il a déclaré que l’employeur a manqué à son devoir d’honorer son engagement de protéger la confidentialité de l’entente de réintégration et que ce manquement a causé un préjudice matériel et moral. L’employeur a donc été contraint de payer 32 848 $, soit 22 848 $ à titre de dommage matériel et 10 000 $ à titre de dommage moral.

À retenir pour les employeurs

D’entrée de jeu, cette décision réitère l’importance de respecter la confidentialité de certains éléments contenus au dossier d’un employé. En effet, malgré le caractère inoffensif d’une panoplie de renseignements y étant conservés, il appert de cette affaire que, dans certaines situations, leur divulgation peut entraîner des conséquences dévastatrices pour le salarié et onéreuses pour l’employeur. Il est donc essentiel de prendre les précautions nécessaires afin d’épurer les éléments confidentiels d’un dossier avant de permettre à un autre employeur de le consulter.

Par ailleurs, la décision étudiée traite d’une entente manifestement confidentielle, puisqu’elle bénéficiait d’une clause le stipulant expressément. Or, il convient de rappeler que, même si la confidentialité n’est pas stipulée expressément, certains renseignements contenus dans un dossier revêtent tout de même ce caractère.

En effet, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels[2] et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé[3] établissent certaines balises concernant les renseignements pouvant être communiqués à des tiers, notamment en matière d’embauche. Il est donc opportun, voire essentiel, de s’informer quant aux consentements requis avant de permettre la consultation d’un dossier.

À la lumière de ce qui précède, il est essentiel pour tout employeur d’instaurer des mesures nécessaires afin de s’assurer du respect du caractère confidentiel des divers renseignements pouvant être contenus dans le dossier d’un employé. Le but est de minimiser les risques de contrevenir aux obligations contractuelles et légales qui leur incombent.