Vous lisez : Étude de cas : gestion des absences et des quarantaines pour le réseau de la santé du Québec par SIGMA-RH

Le projet

En 2017, le réseau de la santé et des services sociaux du Québec (RSSS)  a lancé le projet d’acquisition d’un système d’information unifié en ressources humaines avec un volet santé et sécurité au travail (SIU-RH-SST) pour tous les établissements de santé du Québec et ses 300 000 employés.

La première demande d’information remonte au mois de novembre 2017; elle est suivie d’une présentation de la solution en janvier 2018. L’appel d’offres, officiellement lancé en janvier 2019, sera remporté par SIGMA-RH  en novembre de la même année.

Six semaines de préparation sont nécessaires pour le banc d’essai qui a lieu en janvier 2020. Près de 80 tests sont effectués et réussis pour valider le projet. La pandémie de COVID-19 vient alors se mêler à la fête. En mai, il est décidé que le périmètre du projet sera agrandi avec l’élaboration du « formulaire COVID », une solution de suivi des absences et des quarantaines des employés du réseau de la santé causées par la pandémie.

Les défis

Le RSSS a rencontré plusieurs défis au début de la pandémie, notamment pour le suivi des quarantaines du personnel soignant.

Les informations ne pouvaient être consolidées et chaque établissement cherchait sa propre solution pour effectuer ces suivis essentiels. Il était alors très difficile de brosser un portrait réel de la situation. Les outils de gestion n’étaient ni standardisés ni adaptés à cette situation exceptionnelle.

Or, il était essentiel pour le réseau de se préparer à une éventuelle deuxième vague afin de pouvoir gérer toutes ces entrées et sorties de manière optimale et de garder un maximum de ressources spécialisées dans le réseau de la santé au service de la population.

Face à ces défis, et pour permettre aux employés de continuer à travailler de façon sécuritaire, une solution spécifique était nécessaire.

Le formulaire COVID

En vue de cette potentielle seconde vague, le RSSS souhaitait être prêt pour l’automne.

Un défi de taille est alors lancé à SIGMA-RH . Il s’agit de livrer une application conforme aux demandes du réseau de la santé et adaptée à tous les établissements et à leurs processus. La livraison d’une application totalement fonctionnelle doit être effectuée en six semaines, analyses, paramétrages, tests et formations inclus.

Sans oublier les 35 interfaces nécessaires à la récupération des 300 000 dossiers des employés du réseau.

Dès la fin du mois de juillet, les équipes se rendent disponibles à 100 % pour la mise en œuvre de ce projet et le respect des échéances imposées par la crise sanitaire.

Grâce à une analyse exhaustive des processus et des besoins du RSSS, le formulaire COVID sera validé après seulement deux versions proposées – un formulaire pourtant complexe et spécialement adapté à la situation qui inclut 150 règles de gestion.

Le problème majeur pour la réussite du projet était de pouvoir récupérer les données des 300 000 employés réparties dans 35 systèmes d’information distincts. Grâce à la flexibilité des capacités d’interface de SIGMA-RH et à l’implication des équipes techniques, tous les obstacles ont pu être surmontés dans les derniers jours du délai imparti.

Une fois les données importées, les phases de tests et de formation sont réalisées en moins de deux semaines. Le 24 septembre, comme prévu, le formulaire COVID est déployé et accessible à tous les établissements de santé du Québec. Juste à temps pour la seconde vague qui a débuté le 21 septembre.

Dans la première semaine d’utilisation, nous pouvons constater que l’application est bien adoptée et utilisée de manière intense par les établissements du RSSS. Plus de 2 500 connexions et près de 15 000 activités de gestion ont été comptabilisées.

Les chiffres clés

  • 300 000 employés à travers le Québec, 500 utilisateurs
  • 2 versions du formulaire comprenant une centaine de champs et 150 règles de gestion
  • 35 avis de notifications et 50 modèles de rapports
  • 10 menus et 5 portails
  • 6 tâches automatisées par établissement
  • Une soixantaine de processus analysés et paramétrés
  • 2 phases de tests et 6 jours de formation

Le système est en production et le rythme d’utilisation suit le rythme de la deuxième vague.

L’équipe de SIGMA-RH connaissait la solidité, la puissance et la flexibilité de l’application, mais un produit ne règle pas tout : c’est grâce à des humains totalement dédiés, travaillant dans toutes les équipes impliquées de SIGMA-RH et du RSSS, que ce tour de force a pu être réalisé.

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