La responsabilité professionnelle des CRHA et CRIA à chaque étape du processus de dotation

La protection des renseignements personnels et confidentiels et l’interdiction de discrimination à l’embauche ont toujours été des sujets sensibles, et qui sont particulièrement d’actualité ces temps-ci. Les CRHA et CRIA ont un rôle primordial à jouer afin d’éviter des préjudices infligés à des candidats, des employés ou des employeurs.

Nous tenons à souligner combien il est essentiel de s’assurer que les processus de dotation mis en place respectent scrupuleusement les différents encadrements légaux qui régissent notre pratique professionnelle. Considérant que diverses pratiques illégales ont récemment été portées à son attention, l’Ordre tient à rappeler aux CRHA et CRIA qu’ils doivent en tout temps exercer leur jugement professionnel et assurer la plus grande vigilance afin qu’aucune pratique douteuse ou illégale ne soit déployée dans les organisations au sein desquelles ils interviennent. Nous tenons plus spécifiquement à rappeler les points suivants, qui se rapportent à chacune des étapes du processus de dotation, et à souligner que leurs observations lors d’inspections professionnelles mènent nécessairement à des constats de non-conformité de la pratique que les membres visés se doivent de corriger.

1. Affichage des postes

   Bien que les questions concernant les accommodements raisonnables et nécessaires à l’exécution d’un poste en particulier ne peuvent être posées qu’après l’embauche, il est reconnu comme une saine pratique d’inviter le candidat, dans l’affichage de poste, à spécifier les accommodements dont il aurait besoin pour entreprendre les différentes étapes du processus de sélection.

   Voici un exemple de formulation conforme : Pour bien faire valoir votre candidature, vous pouvez nous faire part de toute condition nécessitant une adaptation de nos méthodes de sélection lors des entrevues, tests et autres étapes du processus.

2. Formulaires de préemploi

   Toutes les questions posées au candidat par l’entremise d’un formulaire de demande d’emploi en ligne ou papier doivent représenter une réelle nécessité vis-à-vis de la sélection du candidat. Pour chaque information personnelle demandée au candidat, il est important de se questionner sur la réelle pertinence de détenir une telle information le concernant. Ainsi, chaque question posée doit pouvoir se justifier au regard du poste convoité et des qualifications requises à l’exécution des tâches qui y sont reliées.

   Ces obligations nous sont dictées par la Charte des droits et libertés de la personne (ci-après nommée « la Charte »), or, les tribunaux ont maintes fois reconnu les responsabilités des employeurs en matière de discrimination à l’embauche. Tel que le souligne la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse dans son document concernant l’application et l’interprétation de l’article 18.1 de la Charte[1] : Le seul fait de poser une question en lien avec un motif illicite énoncé à l’article 10 de la Charte suffit pour entraîner une violation du droit protégé par l’article 18.1 de la Charte. L’objectif de l’article 18.1 est d’enrayer à la source la violation du droit à l’égalité en emploi.

   Créer des formulaires de préemploi génériques pour l’ensemble des postes d’une entreprise est extrêmement risqué, c’est pourquoi nous déconseillons fortement cette pratique. Certaines questions peuvent s’avérer justifiables pour un poste et non pour un autre. Il est essentiel que les qualifications de chaque poste soient définies à l’avance, et les formulaires de préemploi et canevas d’entrevue ajustés par la suite.

   Nous avons malheureusement constaté que, trop souvent, des questions concernant l’état de santé des candidats figurent sur les formulaires de préemploi. Soulignons encore une fois que les questions portant sur les limitations fonctionnelles doivent avoir un lien clair avec les aptitudes ou qualités requises pour occuper adéquatement le poste affiché. En effet, tel que le rappelle la Commission : La recherche de renseignement concernant les affections liées à l’état de santé des personnes en recherche d’emploi est englobée par le motif « handicap » énuméré à l’article 10 de la Charte. De plus, les lois assurant la protection des renseignements personnels et le Code civil prévoient que seuls les renseignements nécessaires ou pertinents à la constitution d’un dossier peuvent être collectés et utilisés.

3. Entrevues téléphoniques, par visioconférence ou en personne

   Le processus de dotation, incluant les différentes vérifications, doit être adapté selon la nature et les besoins propres à chaque poste à combler. C’est pourquoi nous vous recommandons d’informer à l’avance les candidats des exigences de l’employeur vis-à-vis du poste affiché, ainsi que des différentes vérifications qui seront effectuées au cours du processus. Il n’est pas exigé que ces informations concernant les étapes du processus soient communiquées dans l’affichage du poste, toutefois elles doivent l’être dès les premiers contacts avec le candidat – lors d’une première entrevue téléphonique, par exemple.

   Toutes les règles énoncées à la section précédente s’appliquent lors de la passation d’entrevue, et ce, quel que soit le moyen choisi. Rappelons que l’établissement d’un canevas d’entrevue permet de réfléchir en amont aux impacts des questions qui seront posées. Quelle que soit l’intention de la personne qui la pose, toute question peut entraîner des répercussions importantes pour le candidat, pour l’employeur, et pour le CRHA ou CRIA qui est responsable du processus ou y prend part. À cet effet, nous vous recommandons de lire les décisions suivantes : CDPJ décision ATIR (Mostafa Atir C. Systematix Inc.); Tribunal des droits de la personne, les trois décisions Kerdougli (Salim Kerdougli C. La vie en rose Inc.). (Décision 1, décision 2 et décision 3) Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (Di Campo) C. Éco-Logixx- Grossiste alimentaire et produits d'emballage inc.

4. Vérification des références et des antécédents

   Rappelons de nouveau qu’il ne faut demander des renseignements personnels que lorsque cela s’avère pertinent. Une demande d’autorisation de vérification des références, des antécédents ou du crédit ne sera par exemple présentée au candidat qu’une fois les premières étapes de sélection complétées, si l’employeur désire réellement poursuivre le processus de sélection avec le candidat.

   Les vérifications et contacts de références ne peuvent d’ailleurs être entrepris qu’une fois que le candidat aura signé une autorisation expresse autorisant l’employeur à procéder.

5. Conservation des renseignements

   Soulignons finalement que tous les documents relatifs à un processus de sélection doivent être regroupés et conservés dans un local, meuble ou ordinateur sécurisé pour une période d’au moins trois ans après la fin du processus. Cette règle s’applique à tous les candidats, qu’ils soient retenus ou non[2].

Votre jugement et votre responsabilité professionnelle sont en jeu

En tant que CRHA et CRIA, nous sommes responsables de mettre en place les normes de pratiques généralement reconnues en respectant les règles de l’art pour nos clients et le public en général. Nous sommes aussi responsables de recueillir une information pertinente sur les candidats et de nous assurer en tout temps du maintien de la protection de ces informations. C’est pourquoi il est important que vous révisiez régulièrement vos processus d’embauche, incluant les affichages, formulaires et guides d’entrevue utilisés, afin qu’ils soient conformes aux exigences légales. Rappelons enfin que vous demeurez responsable de toutes les étapes du processus, tant si vous réalisez toutes les actions que si vous transigez avec une tierce partie tel un fournisseur de services de vérification des références et antécédents, une agence de placement, un fournisseur de tests psychométriques ou même une application technologique.

Si vous avez des questions à ce sujet, nous vous prions de communiquer avec nous par courriel à l’adresse suivante : qualitedelapratique@ordrecrha.org.