Vous lisez : Effectuer un processus de dotation exemplaire : quelques repères

S’il est un domaine sensible qui peut parfois donner lieu à certaines déceptions, c’est bien la dotation! De part et d’autre, candidats non choisis et employeurs en quête de ressources qualifiées peuvent se retrouver insatisfaits au bout du processus. Le succès de l’opération réside alors dans de bonnes stratégies et pratiques en matière de dotation et passe nécessairement par le respect des lois applicables, notamment en matière de protection des renseignements personnels. Mais outre les lois qui s’appliquent de façon générale à tout employeur, saviez-vous que votre Code de déontologie contient aussi certaines règles qui peuvent trouver application dans le cadre de vos mandats de dotation, et ce, que vous agissiez en entreprise ou au sein d’une firme de consultants? 

À travers quelques illustrations pratiques, nous ferons un tour d’horizon des principales règles déontologiques à connaître relativement :  

  1. à la confidentialité des dossiers
  2. aux tests et autres outils d’évaluation
  3. aux entrevues de sélection
  4. aux références d’emploi
  5. à l’évaluation des candidats
  6. aux mesures d’intégration

1. Confidentialité des dossiers de candidatures et du processus de sélection

Alice, CRHA occupe depuis peu un poste de directrice des ressources humaines dans une organisation qui vient tout juste de se doter d’un service des ressources humaines. « Enfin, s’est dit l’employeur, la sélection du personnel sera plus facile. » Il mandate Alice pour qu’elle structure le processus, ce qu’elle fait en consultant les archives de l’entreprise. Tout un défi! Au fil de ses recherches, elle découvre avec stupeur que des dossiers de candidats remontant à quelques années déjà ainsi que des dossiers d’employés se retrouvent épars dans des classeurs de la réception et dans le bureau d’un de ses collègues. 

Première règle élémentaire : il est essentiel de s’assurer de la confidentialité de tout dossier de recrutement et d’employé. L’article 6(6) du Code de déontologie précise clairement que le membre doit :  

« Tenir compte de la confidentialité des dossiers des personnes qu’il a sous son autorité ou sa supervision et des informations ou renseignements de nature confidentielle concernant ces personnes et qui viennent à sa connaissance dans l’exercice de sa profession. » 

Afin de respecter cette obligation, Alice décide donc d’implanter les mesures suivantes :

  • établir une procédure de conservation et de destruction des dossiers de candidats lorsque l’objet du dossier est terminé, selon les exigences des lois sur la protection des renseignements personnels;
  • conserver les dossiers en format papier ou électronique de façon confidentielle (dans une pièce pouvant être fermée à clef ou dans un classeur verrouillé pour les dossiers papier ou dans un dossier électronique accessible seulement par l’utilisation de mots de passe);
  • établir une procédure ou une directive identifiant les personnes qui ont un droit d’accès à ces dossiers et limiter le nombre de ces personnes au strict minimum.

2. Les tests et autres outils d’évaluation

Julien, CRHA est un consultant en gestion des ressources humaines qui s’acquitte d’un mandat de recrutement pour le compte d’un client. Ce dernier recherche la perle rare... rapidement! Consciencieux, Julien suit chacune des étapes du processus de façon à s’assurer de dénicher le bon candidat pour le poste. Mais le client s’impatiente… Il a entendu parler récemment d’un test d’évaluation performant qui détermine le profil psychologique des candidats en quelques questions et il demande à Julien d’utiliser ce test pour parvenir à des résultats plus rapides. Le client souhaite que Julien fasse subir une entrevue uniquement aux trois candidats dont le profil correspond le plus à ce qu’il recherche. 

D’un point de vue déontologique, le CRHA ou le CRIA ne doit pas faire reposer son évaluation, sa décision ou son intervention seulement sur des tests ou instruments de mesures standardisés. En effet, le Code de déontologie, à l’article 6(1), prévoit que le membre doit tenir compte « …de la valeur relative des résultats des divers outils d’évaluation qu’il utilise dans l’exercice de sa profession. » 

Les outils d’évaluation tels que les entrevues, les vérifications de références, etc. ne doivent pas être mis de côté. Les tests sont en quelque sorte des outils additionnels pour aider à la prise de décision et doivent généralement être validés par d’autres moyens comme des observations concrètes, des mises en situation, etc. Les outils utilisés doivent avoir un lien rationnel avec l’emploi et il ne peut s’agir d’une évaluation générale d’un individu sur le plan psychologique. 

Rappelons également l’article 40 du Code de déontologie qui spécifie que : «  Le membre doit, le cas échéant, faire au client les recommandations pertinentes relativement aux sujets énumérés à l’article 6. » En d’autres termes, Julien doit informer son client qu’un simple test n’est pas suffisant pour porter un jugement professionnel sur un candidat à un poste donné. En tant qu’expert dans son domaine, il doit se charger de bien faire comprendre à son client les limites et les risques de cette façon de faire.  

C’est d’autant plus vrai que, selon l’article 7 du Code de déontologie des CRHA et CRIA :

« le membre doit protéger l’emploi et l’administration des techniques et des outils qu’il utilise ainsi que l’interprétation des informations qui en découlent contre une utilisation inadéquate de la part d’autrui. » Par exemple, certains tests sont tout indiqués en matière de développement des individus tandis que d’autres sont pertinents en matière de sélection. Les uns comme les autres ne doivent pas être utilisés à des fins pour lesquelles ils n’ont pas été conçus. 

Enfin, comme le précise l’article 39 de son Code de déontologie, Julien doit « …informer le client des risques inhérents et prévisibles associés à une solution envisagée pour résoudre un problème ». Il s’agit ici pour Julien de bien faire valoir à son client le risque associé à une mauvaise embauche, en sélectionnant le candidat principalement sur la base de tests, ainsi que les coûts associés par la suite au remplacement de cette personne. 

3. L’entrevue de sélection

Annie, CRIA est récemment diplômée en relations industrielles. À la recherche de son premier emploi, elle accède finalement à l’étape de l’entrevue chez Emploi de rêve inc. Quelle n’est pas sa surprise en arrivant au rendez-vous! Elle entre dans la salle d’entrevue : il y a quatre autres candidats qui participeront simultanément à l’entrevue. De plus, elle remarque deux caméras vidéo dans la salle : l’entrevue est filmée. On lui pose de nombreuses questions sans lien avec le poste convoité, dont plusieurs sont d’ordre personnel (âge, nombre d’enfants, opinion politique). Au sortir de l’entrevue, Annie s’informe auprès de l’Ordre afin de savoir si l’individu qui l’a reçue est membre de l’Ordre. Après vérification, ce dernier n’est pas membre. Néanmoins, l’entreprise qu’il représente doit respecter les lois en vigueur en matière de protection des renseignements personnels et de protection contre la discrimination. S’il avait été membre, quels articles du Code de déontologie l’intervieweur aurait-il dû respecter? 

D’emblée, mentionnons l’article 10 du Code de déontologie qui prévoit que « …le membre doit avoir une conduite irréprochable. Il doit, notamment, agir avec courtoisie, dignité, modération et objectivité ». Il s’agit d’une disposition générale, qui peut recouper un ensemble de situations, mais qui aurait pu trouver application dans un cas semblable. 

Également, il est utile de se référer à l’article 3 du Code qui stipule que le membre doit exercer sa profession « en tenant compte des normes de pratique généralement reconnues et en respectant les règles de l’art ». 

Mais quelles sont les règles de l’art en matière d’entrevue? L’entrevue telle qu’elle s’est déroulée dans l’exemple ci-dessus constitue-t-elle une bonne pratique ou plutôt une pratique à proscrire? Le Code de déontologie, de formulation large et générale, ne va pas jusqu’à définir les façons de faire acceptables ou non. Il laisse aux CRHA et CRIA le soin de déterminer ce que sont les règles de l’art et les invite à se fonder sur les meilleures pratiques lors de leurs interventions.  

Dans l’exemple de l’entrevue subie par Annie, au moins un autre aspect pose problème : les nombreux renseignements personnels demandés. L’entrevue — à l’instar de toute autre étape du processus de recrutement — ne doit pas servir d’expédition de pêche visant à recueillir le plus de renseignements personnels possible. Autrement, le droit au respect de sa vie privée est compromis. De plus, une telle attitude peut, par la suite, mener à des pratiques discriminatoires (si les questions portent sur la race, la condition sociale, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’âge, la religion, les convictions politiques, la langue, l’origine ethnique, la grossesse, un handicap, etc.). 

Mais que faire si c’est votre employeur ou votre client qui exige, dans le cadre d’un processus d’embauche, que vous posiez des questions portant atteinte à la vie privée des candidats ou portant sur un motif de discrimination prévu à la Charte? Dans de telles situations, le principe d’indépendance professionnelle, prévu à l’article 19 du Code de déontologie, est fondamental. Selon cet article, « le membre doit sauvegarder en tout temps son indépendance professionnelle. Il doit notamment éviter d’accomplir une tâche contraire à sa conscience professionnelle ou aux principes régissant l’exercice de sa profession. » 

Plus facile à dire qu’à faire, direz-vous? Dans la réalité, tous les CRHA et CRIA n’ont pas le luxe de quitter un emploi ou de refuser un mandat parce que les tâches qu’on leur confie sont « contraires à leur conscience professionnelle ». Dans de tels cas, il vaut mieux parfois user de votre pouvoir de persuasion et de la valeur de votre jugement professionnel pour amener le client ou l’employeur à revoir sa position. En faisant valoir les risques de telles approches et les conséquences négatives possibles, il y a fort à parier qu’on suivra vos bons conseils! 

À ce propos, savez-vous que l’article 47 du Code de déontologie prévoit que le membre ne doit pas mettre fin unilatéralement à un mandat confié par un client, sauf pour un motif juste et raisonnable? Selon cette disposition, l’incitation, de la part du client, à l’accomplissement d’un acte discriminatoire, frauduleux ou illégal constitue précisément un motif juste et raisonnable. 

4. Références d’emploi

Le plus grand péril qui guette la personne appelée à donner des références d’emploi est la diffamation. En effet, la jurisprudence récente nous a montré des cas de condamnation pour des références qui n’étaient pas fondées sur des faits, étaient diffamatoires et données sans consentement. 

À ce sujet, les articles suivants du Code de déontologie sont pertinents et devraient vous guider lorsque vous êtes appelé à fournir des références :  

  • faites preuve de désintéressement et d’objectivité lorsque des personnes autres que des clients vous demandent des renseignements (article 15);
  • abstenez-vous de donner des avis ou des conseils contradictoires; cherchez à avoir une connaissance complète des faits avant de donner de tels avis ou conseils (article 38);
  • par ailleurs, le fait pour le membre de produire une déclaration ou un rapport qu’il sait être incomplet, sans indiquer de réserve appropriée, ou qu’il sait être faux constitue un acte dérogatoire à la dignité de la profession, ce qui est une infraction déontologique très sérieuse (article 50(5)).

5. L’évaluation des candidats

Hubert, CRHA, directeur des ressources humaines, est responsable du processus de recrutement du nouveau vice-président des ressources humaines de l’entreprise. Il a été mandaté à cette fin par son conseil d’administration. Il se demande s’il peut participer à ce processus, en tout ou en partie. 

Les règles qui gouvernent ce type de situation relèvent de l’indépendance professionnelle. En vertu de son Code de déontologie, un CRHA ou un CRIA devrait éviter de participer à la prise de décision dans un dossier de recrutement où il s’agit de pourvoir le poste de son supérieur immédiat, par exemple.  

En effet, dans le cadre de ce processus, le membre risque de se retrouver dans une situation de conflit d’intérêts, une situation qu’il doit absolument éviter, comme le prévoit l’article 19 du Code de déontologie. Notons que cet article précise qu’un membre est en conflit d’intérêts lorsque les intérêts en présence sont tels qu’il peut être porté à préférer certains d’entre eux à ceux du client ou que son jugement et sa loyauté envers celui-ci peuvent en être défavorablement affectés.

Si le CRHA ou CRIA ne peut participer à la prise de décision, il n’en va pas nécessairement de même pour les étapes préalables. En effet, l’établissement d’une stratégie de recrutement, le choix des sources de recrutement ou l’élaboration de questions d’entrevue, par exemple, sont des étapes qui ne mettent pas nécessairement Hubert dans une situation de conflit d’intérêts, à la différence de l’évaluation des candidats.  

À tout événement, le conflit d’intérêts, réel ou apparent, n’est pas insurmontable : l’important est d’en aviser le client. Ainsi, le CRHA ou CRIA qui se trouve dans une telle situation doit, comme l’article 37 le prévoit, « aviser le client et lui demander s’il l’autorise à continuer son mandat ». Le client est alors en mesure de donner de nouvelles instructions au membre et de lui indiquer s’il peut poursuivre ou s’il doit cesser son mandat. 

En matière d’évaluation des candidats, une autre règle déontologique fondamentale que doit respecter tout CRHA et CRIA consiste à ne pas avoir recours à des pratiques discriminatoires, frauduleuses ou illégales. L’article 12 du Code de déontologie est très clair lorsqu’il indique que : 

« Le membre doit éviter toute attitude ou méthode susceptibles de nuire à la réputation de la profession et à son aptitude à servir l’intérêt public. Il doit éviter d’avoir recours à des pratiques discriminatoires, frauduleuses ou illégales et doit refuser de participer à de telles pratiques. » 

Cet article fait bien évidemment référence implicitement à l’interdiction de discrimination en emploi prévue par la Charte des droits et libertés de la personne. Par cette disposition, les CRHA et CRIA deviennent en quelque sorte garants de la conformité de leurs organisations aux lois en vigueur dans le domaine de l’emploi, notamment la Charte des droits et libertés. 

Par ailleurs, le fait pour le membre de conseiller ou d’encourager quelqu’un à commettre un acte discriminatoire, frauduleux ou illégal constitue un acte dérogatoire à la dignité de la profession, ce qui est une infraction déontologique très sérieuse (article 50(2) du Code de déontologie). 

6. Les mesures d’intégration

Enfin, tout processus de dotation ne saurait être complet sans l’intégration des candidats à la nouvelle entreprise. C’est ce qu’indique l’article 6(4) du Code de déontologie : « Le membre doit, particulièrement dans l’exercice de fonctions qui l’amènent à gérer des ressources humaines, tenir compte de l’importance des mesures d’accueil et d’initiation des personnes qu’il a sous son autorité ou sa supervision. »

Par : Direction, qualité de la pratique, Ordre des conseillers en ressources humaines agréés

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