Or, les stratégies pour y parvenir sont encore méconnues et peu utilisées dans les organisations, faute de budget, de temps, mais aussi faute d’adhésion des dirigeants qui sont encore sceptiques quant aux bénéfices réels qu’une telle démarche peut engendrer. La gestion des connaissances doit faire partie intégrante d’une organisation. De fait, l’ensemble des pratiques organisationnelles, notamment les mécanismes de captation des connaissances, doit contribuer à instaurer une culture axée sur le partage des connaissances.
L’importance du partage des connaissances : une stratégie préventive
L’ensemble des connaissances acquises par un employé devrait faire l’objet d’un transfert en continu. En effet, il faut à tout prix éviter d’attendre le départ d’un employé pour capter l’ensemble des connaissances qu’il a pu acquérir au fil du temps. Voici quelques exemples de stratégies novatrices à adopter pour assurer le partage des connaissances…
- Les employés doivent apprendre à travailler en équipe et à discuter de leur pratique de travail, transfert des savoirs oblige.
- Baby-boomers, il est temps de laisser votre marque! Agissez à titre de mentor ou de coach afin d’assurer le transfert de votre savoir.
- Un employé vous quitte? Félicitez-le, restez en contact avec lui et, surtout, permettez-lui de transférer ses connaissances au nouveau venu.
- Faites de l’organisation du travail un synonyme de dynamisme et de flexibilité. Encouragez le travail d’équipe et le maillage d’employés chevronnés avec des employés moins expérimentés. Instaurez, à l’interne, des communautés de pratique ou des groupes de codéveloppement professionnel.
La captation des connaissances : un incontournable dans le processus de relève
La recherche soutient que près de 80 % des connaissances présentes au sein des organisations sont de nature tacite et 20 %, de nature explicite. Toutefois, on constate que malgré tous les efforts investis pour planifier et développer la relève, très peu d’efforts sont faits pour assurer une gestion optimale des connaissances tacites au sein des organisations.
Or, dans un contexte où le capital humain représente l’atout différentiel des organisations, la captation des connaissances vient en appui au processus de relève afin d’établir une mémoire des projets, des dossiers, des personnes-ressources et des meilleures pratiques, contribuant ainsi à assurer l’efficacité et la pérennité de l’organisation. Pour y arriver, il s’agit de :
- découvrir les connaissances critiques que le groupe ou le service doit maintenir en fonction des priorités de l’organisation;
- déterminer les personnes qui possèdent ces connaissances;
- mettre en place une stratégie de captation des connaissances centrée sur les connaissances critiques.
La captation des connaissances se fait principalement au moyen d’une série d’entrevues et d’activités de modélisation des connaissances qui visent à impliquer les employés ciblés ainsi que les intervenants qui gravitent dans le réseau de ces derniers. Ces entrevues permettent notamment de documenter et de modéliser :
- le savoir-faire lié à l’expertise : les bonnes pratiques, les conseils, les tendances, les enjeux, les leçons apprises, etc.;
- les dossiers, les tâches et les responsabilités : les dossiers et projets en cours ainsi que les projets critiques complétés ou en suspens;
- les documents et les renseignements existants;
- les relations et les autres ressources qui peuvent jouer un rôle dans la prise de décisions au quotidien ou qui contribuent au transfert des connaissances du domaine à explorer;
- les anecdotes et les souvenirs.
Les bénéfices de la captation des connaissances et ses limites
Il va sans dire que la captation des connaissances comporte plusieurs avantages. En effet, elle permet :
- de diminuer les risques liés au départ des employés;
- d’assurer la continuité des opérations dans le groupe;
- d’accélérer l’intégration de la relève;
- d’établir une mémoire des projets, des dossiers, des personnes-ressources et des meilleures pratiques.
Toutefois, il faut reconnaître certaines limites associées à une telle démarche. Tout d’abord, il peut être difficile de maintenir la documentation à jour puisque les modèles de connaissances sont en constante évolution. De plus, le rendement du capital investi peut se révéler difficile à quantifier; néanmoins, il faut garder en tête que la captation des connaissances n’est pas une fin en soit, mais bien le point de départ pour instaurer une culture axée sur le partage des connaissances.
Ce qu’il faut retenir
La captation des connaissances est un bon moyen de récupérer les connaissances des employés-clés, de pallier le départ d’un employé et de préserver, à l’interne, les connaissances qui démarquent votre organisation. Cependant, ce n’est que le point de départ pour instaurer une culture qui place la gestion des connaissances au premier plan.
Marie-Ève Bérubé, M. Sc., CRHA, consultante, Alia Conseil et Catherine Privé, M.A.P., CRHA, présidente et associée, Alia Conseil, peuvent être jointes à l’adresse suivante :
FRP Groupe conseil
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