Toutefois, avant d'entreprendre un sondage, assurez-vous d'en retirer tous les bénéfices possible et d'éviter de faire face à des problèmes que vous n'aurez pas anticipés.
Les avantages
Connaissez mieux votre organisation à travers le regard du personnel
Les dirigeants ont en main des données quantitatives pour poser un premier diagnostic sur leur organisation : les taux de roulement et d'absentéisme, le pourcentage de rejets des produits, le nombre de plaintes de la clientèle, etc.
Consulter les cadres et les employés dans un sondage vous fournit des informations supplémentaires privilégiées sur leur satisfaction au travail et sur leur perception de l'efficacité organisationnelle, concernant les communications, le climat, l'organisation du travail, la supervision, la satisfaction de la clientèle.
Au-delà des statistiques obtenues, portez attention aux commentaires écrits par les répondants. Ils vous permettent une lecture plus fine des dimensions humaines et organisationnelles traitées dans le sondage et dont la complexité est difficile à saisir uniquement à l'aide de données quantitatives.
Mobilisez par la participation au sondage
Entreprendre une démarche de sondage organisationnel reflète la volonté de la direction d'être à l'écoute de son personnel et s'inscrit dans un style de gestion participatif. Les personnes sondées se sentent valorisées par l'opportunité d'exprimer leur opinion et de donner leurs suggestions.
Tant les résultats positifs que les décisions prises pour corriger ce qui va moins bien peuvent avoir un impact stimulant sur votre organisation.
Sous un autre angle, les sondages facilitent l'identification des leviers de mobilisation et de fidélisation du personnel, éléments qui deviendront, à moyen terme, des facteurs d'attraction de la main-d'œuvre.
Utilisez les résultats pour établir les priorités d'action
Les membres du personnel sont généralement bien placés pour percevoir les problèmes opérationnels ou identifier des besoins d'amélioration. Aussi, les résultats du sondage alimentent la réflexion des gestionnaires en vue de l'élaboration du plan d'action et de l'établissement des priorités d'investissement.
Il est important que les gestionnaires s'approprient les résultats du sondage et soient prêts à poser des gestes concrets pour répondre aux préoccupations soulevées par les répondants.
La présentation des résultats devient pour vous l'occasion de communiquer au personnel les nouvelles orientations, les priorités et les changements à venir à la suite du sondage.
Créez un tableau de bord
En répétant le sondage tous les trois ans par exemple, l'organisation exerce une vigie sur les différents indicateurs de gestion recueillis par le sondage et peut suivre l'évolution des perceptions du personnel. En compilant ces indicateurs dans un tableau de bord, les résultats peuvent être mis en relation dans le temps avec des actions qui ont été posées ou des changements qui ont été implantés.
Grâce à cette vigie, l'organisation se donne également les moyens de prendre des mesures correctives avant qu'un malaise ne se transforme en problématique majeure.
Comparez votre organisation sur son marché
Enfin, vous pouvez profiter du sondage auprès de votre personnel pour comparer les résultats obtenus avec ceux d'un groupe de référence et ainsi mettre en contexte les forces et les faiblesses identifiées. Le choix des organisations composant le groupe de référence est important : ce regard comparatif aide la direction à se positionner relativement aux enjeux soulevés.
Les risques
Avant de vous engager dans une démarche de sondage, évaluez avec sérieux les risques qu'elle comporte. Ces derniers peuvent être évités s'ils sont anticipés et si vous réalisez l'intervention avec toute la rigueur requise.
Ne ternissez pas la crédibilité future de l'organisation
Les membres du personnel qui participent à un sondage sont appelés à donner leur opinion sur un sujet qui leur tient à cœur : leur emploi. La majorité des personnes sondées s'efforce de répondre au meilleur de ses connaissances et prend le temps d'ajouter des commentaires. En retour, les répondants s'attendent à ce que l'organisation traite leurs réponses avec le même intérêt.
Lorsque l'organisation ne fait aucun suivi concernant les résultats obtenus et les actions qui seront entreprises, la démarche de consultation perd son caractère mobilisateur. Le sentiment d'un manque de considération s'installe. Les objectifs réels de la démarche sont mis en doute et toute nouvelle tentative de sondage est alors vouée au scepticisme.
Ne suscitez pas des attentes auxquelles vous ne pourrez pas répondre
Le choix des questions posées dans le sondage est important. Si le sondage n'aborde pas les thèmes importants aux yeux des employés, le sérieux de la démarche sera remis en question.
Par ailleurs, si vous n'êtes pas prêt à agir sur des sujets litigieux au sein de votre organisation, ne créez pas d'attentes et n'ouvrez pas la porte à la récrimination. Avisez toutefois que l'objet du sondage n'est pas de traiter ces sujets, soit parce qu'il y a d'autres lieux pour cela, soit parce que le moment n'est pas venu.
Évitez les réponses complaisantes et la « chasse aux sorcières »
La confidentialité est un enjeu délicat. Tous les moyens doivent être pris pour assurer la confidentialité des réponses individuelles et inciter les répondants à donner l'heure juste. Un employé inquiet relativement à son travail préférera demeurer neutre ou encore émettre systématiquement un jugement positif par crainte de représailles.
Par ailleurs, il peut être tentant pour certains gestionnaires de chercher à identifier qui a donné telle réponse ou écrit tel commentaire. Si une fuite survient, quel qu'en soit le responsable, le personnel cadre et non cadre perdra confiance dans la direction. Aussi, ne compilez les résultats par sous-groupes que s'il y a un nombre suffisant de répondants dans chacun.
Ne laissez pas vos gestionnaires faire face seuls aux résultats obtenus
Certains gestionnaires peuvent être directement ciblés par des résultats négatifs. Or, le sondage n'est ni une « évaluation à 360o », ni un concours de charme. La direction doit faire la part des choses, mettre en contexte les résultats obtenus et, au besoin, offrir le soutien et l'accompagnement nécessaires aux gestionnaires interpellés.
Faites attention aux interprétations faciles
Interpréter les résultats obtenus requiert, entre autres, une bonne compréhension du fonctionnement et de la culture de l'organisation, la connaissance des problèmes et des événements survenus, une analyse en profondeur des commentaires écrits et une bonne maîtrise des notions de statistiques.
Un manque de prudence et de rigueur dans l'interprétation peut entraîner la transmission de messages erronés à la direction, l'amenant ainsi sur de fausses pistes quant aux priorités d'action.
Conclusion
Profitez du précieux outil de gestion qu'est le sondage organisationnel en vous rappelant les principes clés à respecter : la réflexion, l'adhésion, la rigueur, la confidentialité et la prudence.
Danielle Melanson, Ph. D., CRHA, est associée fondatrice de Melanson Roy & Associés inc.
MRA est un groupe conseil reconnu en psychologie industrielle et développement organisationnel. Depuis plus de 20 ans, les professionnels de MRA conseillent et accompagnent les organisations dans des démarches de sondage organisationnel auprès de leurs employés ou de leurs membres affiliés.
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