Le portail RH comporte une section informationnelle, qui fait office de canal de communication entre l’organisation et le service des ressources humaines. C’est ce dernier dorénavant, et non un intermédiaire, qui la met à jour, ce qui permet d’enrichir continuellement les communications destinées aux employés et aux gestionnaires. L’autre section est communément appelée solution libre-service. Selon la fonction de la personne (employé ou gestionnaire), elle rend disponible sur demande une panoplie de documents à télécharger (formulaires, procédures, politiques...) et permet d’effectuer au moment désiré des transactions en ligne. Quant aux portails de nouvelle génération, ils permettent à l’utilisateur de passer de la consultation d’information aux transactions sur un même écran, sans devoir s’identifier à nouveau.
Pour vous aider à ne pas tomber dans les pièges classiques lors du développement de votre portail RH, voici cinq faux pas à ne pas commettre.
1. Ne pas impliquer le secteur des TI
Vos connaissances peuvent être insuffisantes pour comprendre toute la complexité du déploiement d’un outil comportant deux parties : informative et transactionnelle. Qui est mieux placé que votre partenaire des TI pour connaître l’infrastructure nécessaire, les ressources internes et externes disponibles, les possibilités d’hébergement SAAS, les interfaces nécessaires déjà en place ou à développer, les ententes de service avec les fournisseurs, sans compter la stratégie organisationnelle pour l’utilisation de l’intranet et des outils de collaboration? N’hésitez pas à le contacter dès le début afin de bien connaître vos besoins technologiques et de parfaire vos connaissances informatiques : ce partenariat peut avoir un impact important sur la réussite commune de ce projet.
2. Ne pas réviser votre modèle de livraison des services RH
Profitez de l’occasion pour évaluer la livraison de vos services en lien avec le nouveau portail. Le portail RH est considéré comme un mode de livraison en soi, tout comme la livraison de services RH traditionnelle par téléphone, par courrier, par centre de services ou en personne. En instaurant un nouveau mode de livraison ou en modifiant le mode existant, révisez les autres modes de livraison de services RH disponibles dans votre entreprise. L’impact sera probablement plus grand que vous le pensez : vous pourrez ainsi diriger vos clients (employés, gestionnaires et personnel RH) vers les bonnes ressources et gagner en efficacité.
3. Minimiser l’expérience client
L’apparence visuelle, les fonctionnalités de recherche d’information intelligente ainsi que la personnalisation de l’information ont un plus grand impact qu’on le croit sur le succès du portail. Qui n’aimerait pas vivre une expérience semblable à celle que leur propose un site comme Amazon.com? Par exemple, à la suite de sa demande de congé de maternité, l’employée a la possibilité de modifier ses assurances collectives, ses contributions au régime de retraite et obtient la liste des activités à ne pas oublier lors de son départ et de son retour au travail (sans oublier les félicitations pour l’événement). Le contenu informationnel doit aussi être renouvelé fréquemment pour assurer une affluence qui ne diminuera pas dans le temps.
4. Négliger la commercialisation du portail
Ne vous contentez pas d’offrir passivement votre portail. Lancez votre projet en grand! Vendez son contenu et son utilisation. N’hésitez pas à investir pour créer dès le départ un engouement chez votre clientèle interne. Créez des concours qui favorisent la recherche dans le portail. L’intérêt suscité portera les employés à l’utiliser plus rapidement.
5. Oublier de mesurer le succès de votre projet
Savez-vous combien de personnes consultent l’information disponible dans votre portail? Combien d’employés ont effectué des transactions au cours du dernier mois? N’oubliez donc pas d’inclure des mesures pour votre nouveau portail. Vous pourrez ainsi connaître les sections les plus consultées (et probablement les services les plus en demande) et obtenir des indices sur les nouvelles transactions à mettre à la disposition des employés. De plus, les mesures permettront de justifier les budgets alloués à votre nouveau mode de livraison des services.
Conclusion
Le succès d’un portail RH compte beaucoup plus que le déploiement d’une solution libre-service, en complément de l’information RH disponible dans l’intranet. En tant que fournisseur de services pour l’entreprise, vous vous devez d’innover et d’utiliser les ressources qui vous sont désormais accessibles pour justifier cette position stratégique. Le portail RH étant considéré comme un outil d’attraction et de fidélisation aux yeux des employés, il comporte une valeur ajoutée pour l’organisation. S’il est bien déployé et entretenu, on pourra alors parler d’un avantage compétitif offert par un partenaire RH stratégique!
Un prochain article intitulé Cinq facteurs de réussite de votre projet de portail RH décrira les cinq conditions gagnantes (et essentielles) pour assurer le succès de votre portail RH.
Émilie Villemure, CRIA, M. Sc., est consultante en systèmes et processus d'affaires RH chez Horizons RH inc. On peut la joindre par téléphone [514- 979-8105] ou par courrier électronique [emilie.villemure@horizonsrh.com]. Site web : www.horizonsrh.com
