En ce qui concerne la gestion et la conservation de vos dossiers professionnels, vous devez vous référer au Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des membres de l’Ordre, qui prévoit à l’article 2.04 que chaque dossier professionnel doit être conservé pendant au moins trois ans à compter de la date du dernier service rendu.
Pour en savoir davantage, veuillez vous référer à https://ordrecrha.org/ressources/guides-outils/guide-pratique-tenue-dossiers-professionnels. Cela ne concerne que l’aspect des dossiers professionnels, mais qu’en est-il des autres documents qui font partie de la gestion quotidienne de vos activités, dans un service des ressources humaines? D’autres lois et règlements précisent les délais de conservation de différents documents et vous devez aussi vous y référer dans le cadre de la gestion des dossiers RH dans votre organisation.
Nous vous présentons un tableau qui résume les diverses obligations et recommandations relatives à la conservation des documents utilisés dans l’exercice de la profession.
Il est à noter que certaines lois prévoient des délais minimums de conservation qui doivent être respectés, alors que d’autres lois n’en prévoient pas. Il est toutefois recommandé de conserver certains documents, notamment en raison de litiges potentiels avec les employés.
Dossiers professionnels RH
Sauf en présence de dispositions spécifiques à votre contrat
Recommandation : Lorsqu’aucun délai de conservation n’est prescrit, il est quand même prudent de conserver ces documents pour une période d’au moins trois ans.
Correspond à la période de prescription en matière d’action civile
Recommandation : 20 ans après la fin de l’emploi ou 40 ans après le début de l’emploi selon la plus longue durée, tel que conservé par le Directeur de la santé publique
Recommandation : conserver ces documents de façon permanente en raison des réclamations pouvant survenir longtemps après la fin de l’emploi
Contenu de tout affichage effectué
(Articles 14.1 et 76.8)
(programmes et ententes de formation, factures et contrats relatifs à la formation)
Après la dernière année à laquelle des renseignements se rapportent
(identifiant les contaminants et matières dangereuses et concernant le travail exécuté par chaque travailleur dans le cadre de son emploi)
Recommandation : conserver ces documents de façon permanente en raison des réclamations pouvant survenir longtemps après la fin de l’emploi
Si l’employé est admissible à une rente de retraite
(qualité de l’air, air d’alimentation, contraintes thermiques, mesure du bruit, espaces clos)
(Articles 43, 48, 121, 141 et 307)
Gestion des ressources financières
Après la dernière année à laquelle ils se rapportent ou après la production du rapport d’impôt (donc sept ans)
Après la fin de l’année à l’égard de laquelle les documents ont été tenus
ou
jusqu’à ce qu’une décision soit rendue (y compris l’expiration de l’appel) lors d’un litige en vertu des articles 90 ou 91 de la Loi
Recommandation : quatre ans au minimum après la fin de l’exercice de l’année de terminaison d’emploi. Cela correspond à la prescription de quatre ans pour toute imposition par le ministre (prévue à l’article 66 de la Loi)
Administration générale
Cependant, lorsqu’un renseignement personnel fait l’objet d’une demande d’accès qui est refusée par l’entreprise, il faut le conserver le temps requis pour permettre à la personne concernée d’épuiser les recours prévus à la Loi.
Ce document a été mis à jour en avril 2022, avec la contribution de Me Alexandre Boisjoly-Rivest, CRHA et Me Frédéric Desmarais, CRHA, qui sont avocats chez Norton Rose Fullbright Canada.