La plupart des gestionnaires sont débordés de travail. Ils sont sollicités de toutes parts, ce qui exige une dose incroyable d’énergie physique et intellectuelle. Il y a des urgences à traiter, de l’information à distribuer, des dossiers à déléguer, des actions à long terme à planifier, des projets à coordonner, mais aussi des banalités à régler. Ça n’arrête pas!
Le plus grand dommage que cette situation occasionne, c’est de générer un niveau de stress important et constant. Disons d’entrée de jeu que, pourvu qu’il ne dépasse pas un certain degré, le stress peut être positif et même améliorer notre performance. Au-delà de ce point d’équilibre, la performance chute et le stress se transforme en détresse à mesure qu’il augmente. Subir un tel niveau de stress sur une longue période peut devenir très dommageable pour la santé physique et psychologique.
Il faut, à un moment donné, faire preuve d’humilité et accepter de reconnaître que le stress nous envahit de façon démesurée. Si un dossier nous cause plus de stress qu’un autre, c’est qu’il comporte un enjeu plus grand. Tenons-en compte et occupons-nous d’abord de ce dossier. Plutôt que de fuir la situation, il faut l’affronter avec courage et détermination. Le fait de passer à l’action a pour effet de calmer le stress. Sachez dégager votre esprit de ce qui vous préoccupe avec insistance, pour être mieux disposé par la suite.
Voici une méthode simple et efficace pour y arriver : la gestion des priorités par niveaux de stress (GPNS) :
- Prenez cinq minutes pour jeter sur papier de façon spontanée toutes les choses qui vous préoccupent.
- Ensuite, identifiez les deux éléments qui vous occasionnent le plus d’inconfort et de stress. N.B. C’est sur ces éléments que vous devrez agir en priorité pour abaisser votre niveau de stress et retrouver votre efficacité. Pour libérer votre esprit de ce stress paralysant, il vous faudra passer à l’action.
- Pour chacun de ces deux éléments, inscrivez les trois premiers gestes ou actions à faire pour sortir du statu quo. Optez pour des actions brèves et rapides de moins de cinq minutes. N.B. Si vous pouvez poser tous ces gestes immédiatement, avant toute autre chose, vous serez libéré d’un grand stress et vous serez plus productif et efficace par la suite.
- S’il est impossible d’entreprendre immédiatement ces six actions, vous devez en réaliser au moins une. Laquelle choisissez-vous? N.B. Cette action que vous venez de choisir constitue votre priorité numéro un en GPNS. C’est ce que vous avez de plus urgent à faire, avant toutes vos autres priorités.
- Passez à l’action dès maintenant! Ne remettez pas cette action à plus tard.
Recommencez ces quatre étapes chaque fois que vous vous sentez envahi par le stress ou dépassé par la charge de travail. Structurez votre temps en appliquant une gestion des priorités par niveaux de stress. Cela vous apaisera et vous aidera à maintenir votre efficacité.
Les gestionnaires les plus efficaces sont ceux qui réussissent continuellement à s’adapter aux nouvelles urgences, au fur et à mesure que la journée avance. Ils ont un sens des priorités qui est basé sur leur grande compréhension des enjeux globaux. Ce sont des gens très flexibles sur le plan de la gestion des priorités. Ils savent prendre en compte les besoins de leur environnement, mais aussi leurs besoins individuels et professionnels.
Notre niveau de stress est en fait un bon indicateur du danger que l’on perçoit et des conséquences négatives qui nous guettent et que l’on veut éviter. Plus nous sommes sensible aux enjeux inhérents, plus nous avons la capacité d’agir efficacement. Par conséquent, l’individu qui possède une bonne compréhension de son environnement de travail et une bonne sensibilité organisationnelle sera nettement plus efficace dans la gestion de son temps et l’établissement de ses priorités.
Pour vous aider à maintenir un bon équilibre au travail malgré le stress intense et les nombreuses priorités, rappelez-vous ceci:
- ne soyez pas rigide dans votre emploi du temps; accueillez avec ouverture les revirements de situation et les nouvelles priorités qui s’imposent;
- soyez à l’écoute de ce qui se passe en vous et des émotions que vous éprouvez; identifiez clairement vos principales sources de stress pour ensuite agir en conséquence;
- concentrez-vous sur vos principales sources de stress; ne vous éparpillez pas; libérez-vous en premier de ce qui vous stresse le plus, pour alléger votre esprit;
- prenez du recul, remettez les choses en perspective; toutes les choses n’ont pas une importance égale; sachez distinguer l’essentiel de l’accessoire, évitez de communiquer votre stress à vos collaborateurs qui ont déjà leur propre stress à gérer;
- appliquez-vous avec sérieux et rigueur dans ce que vous faites; donnez le meilleur de vous-même en tout temps.
Conclusion
Protégez votre santé physique et psychologique. Appliquez une méthode de gestion des priorités par niveaux de stress chaque fois que vous vous sentez dépassé par les événements. Rappelez-vous que « quand je me sens affolé intérieurement, c’est que je commence à perdre mes moyens. Il est urgent que je me calme pour demeurer efficace. Je dois prendre des décisions et passer à l’action. » Tout le monde autour de vous en bénéficiera!
Note : La méthode GPNS est tirée du livre Gérer le personnel.
Isabelle Bédard, CRHA, MBA, adm.a, est présidente de CIB Développement organisationnel. Elle est l’auteure de Gérer le personnel, 2e édition, publié chez IQ éditeur (2011). Site web
